Microsoft Outlook funziona come ogni altro client di posta elettronica. Digita un messaggio, fai clic su “Invia” e attendi pazientemente una risposta. Questi sono gli elementi essenziali, ma è utile saperne di più sulle opzioni di consegna che Outlook ha da offrire. Molte delle funzionalità sono utili per le aziende di tutti i tipi e dimensioni, come la possibilità di applicare priorità o impostare promemoria.
Design di sfondo
In Outlook, puoi creare un messaggio semplice e diretto o illuminarlo con vari colori e forme. Vorrai che le tue e-mail aziendali sembrino sempre professionali, ma non c’è motivo per cui non puoi ravvivare alcuni di quei messaggi personali. Nella scheda “Opzioni”, fare clic su “Colore pagina” per riempire lo sfondo con un colore, un motivo, una trama o un’immagine a tinta unita. Utilizza il pulsante “Temi” per modificare rapidamente i colori e gli effetti dell’intero messaggio con un clic.
Formattazione del testo
La scheda “Formato testo” consente di modificare tutto ciò che riguarda il testo stesso. Il formato predefinito è HTML, compatibile con la maggior parte dei lettori di posta elettronica e consente di inserire URL come collegamenti ipertestuali. Se sei preoccupato per l’incompatibilità, seleziona invece “Testo normale”. L’opzione Rich Text consente una formattazione aggiuntiva ma è compatibile solo con Microsoft Outlook ed Exchange. Utilizza la sezione “Carattere” per modificare la dimensione e il colore del carattere o per aggiungere grassetto, sottolineato e corsivo. Gli stili rapidi ti consentono di impostare il design per l’intera email, in modo simile al modo in cui è fatto in un documento di Word.
Invio di allegati
Molti utenti di posta elettronica hanno dovuto inviare un allegato in una volta o l’altra. In Outlook, puoi allegare qualsiasi file, ma puoi anche fare clic su “Allega elemento” nella scheda “Messaggio” per aggiungere un biglietto da visita, un calendario o un altro elemento di Outlook. La scheda “Inserisci” include anche un pulsante “Oggetto” in cui puoi inserire oggetti incorporati, inclusi fogli di calcolo e presentazioni, direttamente nel tuo messaggio. Usa la stessa scheda per aggiungere immagini, forme e clip art come meglio credi.
Caratteristiche varie
Imposta le autorizzazioni sul tuo messaggio per impedire l’inoltro non autorizzato. Questa funzione si trova in “Opzioni” e può essere impostata per bloccare o limitare l’inoltro a determinati individui. Per aggiungere un sondaggio, fai clic su “Opzioni”, “Usa pulsanti di votazione”. Man mano che ogni destinatario vota, i risultati ti vengono rispediti via email. Nella sezione “Monitoraggio” troverai anche opzioni per richiedere una consegna e leggere la ricevuta. La ricevuta di consegna ti consente di sapere quando il messaggio raggiunge il destinatario, mentre la conferma di lettura ti informa quando viene letto.