Scrivere una lettera commerciale significa comprendere gli elementi di base e la formattazione generale della corrispondenza commerciale. La stessa lettera commerciale è una lettera diretta e mirata con pochi segmenti di conversazione. L’idea è fornire le informazioni necessarie o comunicare una richiesta nel modo più sintetico possibile.
formattazione
Le lettere commerciali dovrebbero essere brevi, in qualche modo formali e avere uno scopo chiaro. Scrivere una buona lettera commerciale significa comprendere le convenzioni di formattazione impiegate in ogni elemento della lettera stessa. Non importa se un formato di blocco (senza rientri), un formato di blocco modificato (nessun rientro nel testo, ma la data e la chiusura sono tabulate al centro) o un semi-blocco (la prima riga di ogni paragrafo è rientrata ) viene utilizzato, sebbene i formati a blocchi, incluso il formato a blocchi modificato, siano più comuni nelle lettere commerciali.
Inizio
L’inizio di una lettera commerciale è la data. Usa la data in cui è stata scritta la lettera o la data in cui la lettera è stata completata nel caso di una lettera scritta nel corso di pochi giorni. Quindi, determinare se verranno utilizzati gli indirizzi. Nelle lettere inviate, l’indirizzo del mittente è tipicamente incluso, insieme all’indirizzo del destinatario, comprese le informazioni sul dipartimento a cui la lettera è stata indirizzata e la persona alla cui attenzione è stata nominata. Questa convenzione ha avuto un ruolo importante quando le lettere sono state principalmente inviate poiché la lettera in genere passava attraverso diverse mani prima di raggiungere il destinatario previsto. Con l’avvento di Internet e della posta elettronica, gli indirizzi vengono utilizzati raramente a meno che la lettera non venga spedita.
Riferimento
Successivamente, le lettere commerciali hanno una linea di riferimento. L’oggetto della lettera è scritto, preceduto dalla designazione “Re:”, e dovrebbe includere il caso specifico o il numero di lavoro a cui si riferisce la lettera o l’evento specifico. Ad esempio, i seguenti sono tutti esempi di una riga di riferimento di una lettera commerciale: “Re: Case No. HR 4213”; “Re: la tua richiesta di proposta di lavoro”; “Re: Risposta alla tua lettera datata 8 settembre 2006.”
Saluto
Il saluto dipende dal fatto che il nome del destinatario sia noto. Se il nome è noto, scriveresti “Caro ___. ” Se il destinatario non è noto, usa un saluto neutrale rispetto al genere, come “Gentile Signore o Signora” o “A chi può interessare”. In ogni caso, terminare sempre il saluto con due punti (:).
Body
Il corpo della lettera è dove descrivi lo scopo della tua lettera e fornisci la tua richiesta o risposta. Nel primo paragrafo, spiega il tuo scopo (ad esempio, sto scrivendo in risposta …, In allegato, trova …). Nel paragrafo successivo, spiega l’azione richiesta (es. Apponi gentilmente la tua firma …) o descrivi le circostanze della tua richiesta (es. Riguardo alla data in questione …). Informazioni di base, giustificazione e / o dettagli di supporto possono essere inclusi nei paragrafi successivi, tuttavia, la concisione è importante. La maggior parte delle lettere commerciali sono lunghe solo una pagina.
Chiusura
Indipendentemente dal metodo di formattazione generale utilizzato nella lettera commerciale, la chiusura dovrebbe sempre iniziare sulla stessa linea verticale della data. Di conseguenza, se la data è posizionata al centro, assicurati che lo sia anche la chiusura. Metti in maiuscolo solo la prima parola della chiusura (ad esempio, molto sinceramente, I migliori saluti) e termina con una virgola (,).
Note finali
Lungo la riga inferiore della lettera, generalmente indicata come intestazione inferiore o note finali, dovrebbero essere sempre incluse le informazioni sul numero e la natura degli allegati. Questo è scritto come “Enclosures:” o semplicemente “Enc :.” Inoltre, devono essere incluse le iniziali della persona che ha digitato la lettera (elencate appena sotto la riga degli allegati).