Fino all’approvazione dello Small Business Jobs Act del 2010, le aziende hanno dovuto affrontare gravosi e complicati obblighi fiscali sui telefoni cellulari perché i telefoni cellulari erano considerati un vantaggio marginale dall’Internal Revenue Service. Questa classificazione significava che i dipendenti dovevano pagare le tasse sul valore del telefono e del servizio o che un’azienda doveva tenere registri dettagliati che dimostrassero che un telefono poteva essere utilizzato solo per affari. La legislazione del 2010 ha accennato alla necessità dell’uso del telefono cellulare in molte aziende e ha semplificato gli obblighi fiscali che lo circondano.
Benefici marginali
Mentre il telefono cellulare stesso è stato rimosso dalla classificazione dei benefici marginali dall’IRS, il servizio connesso al telefono cellulare rimane un vantaggio marginale. Tuttavia, la nota IRS IR-2011-93 chiarisce che anche i costi ragionevoli per il servizio di telefonia cellulare utilizzato da un dipendente sono considerati non tassabili quando un dispositivo viene utilizzato “principalmente per motivi di lavoro non compensativi”. Fintanto che il telefono riceve principalmente un uso aziendale, le tariffe del servizio pagate non contano come compensazione imponibile per i lavoratori.
Uso personale
Mentre una sovrabbondanza di uso personale di un telefono cellulare aziendale non sarebbe appropriata ai fini della dichiarazione dei redditi, l’IRS consente che le chiamate personali possano avvenire su un telefono cellulare aziendale senza la necessità di tassare i dipendenti per il valore della chiamata personale. L’IRS lo classifica come un “vantaggio marginale de minimis”. Finché un telefono viene emesso e utilizzato principalmente per affari, alcune chiamate personali non richiedono più documenti aggiuntivi o tassazione dei dipendenti.
rimborsi
I datori di lavoro possono anche rimborsare ai singoli dipendenti il costo di un telefono cellulare o di un servizio di telefonia cellulare che rientra nelle nuove linee guida del regolamento. Questo rimborso di fondi non è tassabile a condizione che l’importo rimborsato non sia eccessivo o utilizzato come sostituto del salario.
Tenuta del registro
Nonostante l’IRS non richieda più registrazioni dettagliate per ogni telefonata effettuata in un’azienda, alcune registrazioni devono essere mantenute per giustificare le spese aziendali di un telefono cellulare. Per ogni singolo telefono cellulare dovrebbe essere mantenuto un archivio di fatture elettroniche che descrivono i fondi spesi per i telefoni cellulari dei dipendenti e i piani.
Costi del telefono cellulare e detrazioni sui costi di servizio
Il metodo per richiedere il costo di un telefono cellulare e del relativo servizio in una dichiarazione dei redditi varia a seconda della struttura di dichiarazione dei redditi scelta da una particolare azienda. Ad esempio, una ditta individuale richiede i costi del servizio per un secondo telefono utilizzato esclusivamente per affari come spesa per le utenze nel modulo Schedule C – Profit or Loss From Business. Il costo effettivo del telefono diventa una spesa aziendale dichiarata al valore di acquisto totale in un anno o una spesa aziendale in deprezzamento. Il valore del telefono e il tempo che verrà utilizzato in azienda prima che sia richiesto un aggiornamento o una sostituzione determinano il modo in cui viene cancellato il prezzo di acquisto iniziale.