Il libro paga si riferisce alle attività che un datore di lavoro deve eseguire per garantire che i dipendenti siano pagati in modo accurato e puntuale. Un imprenditore indipendente non è un dipendente; quindi, non è pagato tramite il libro paga. In qualità di proprietario di una piccola impresa con dipendenti e appaltatori indipendenti, è importante conoscere le differenze tra i due.
Identificazione
Per determinare se un individuo è un dipendente o un appaltatore indipendente, l’Internal Revenue Service dice che devi capire il tipo di relazione commerciale che esiste. Due fattori chiave coinvolti nel prendere questa decisione sono la quantità di controllo e indipendenza nella relazione. In generale, se una persona fornisce servizi per te e puoi controllare cosa verrà fatto e come verrà eseguito, allora è una dipendente. Se hai il diritto di dirigere o controllare solo il risultato del lavoro ma non cosa o come verrà eseguito, l’individuo è un contraente indipendente. In particolare, un imprenditore indipendente è un lavoratore autonomo, mentre un dipendente lavora per te.
Pagamento
Per compensare i dipendenti per i servizi svolti, si utilizza un sistema di gestione stipendi, come un software per la gestione stipendi o l’esternalizzazione delle attività di gestione stipendi a un fornitore di servizi. Se hai un appaltatore indipendente che ha svolto un lavoro per te, non pagarlo tramite busta paga, poiché ciò può portare a una serie di problemi. Ad esempio, è probabile che tu debba pagare la tassa di disoccupazione federale e statale su un determinato importo di stipendio pagato a ciascun dipendente per l’anno. Non sei tenuto a pagare la tassa di disoccupazione sulle somme versate a un contraente indipendente. Pertanto, pagare un appaltatore tramite busta paga può portare a problemi fiscali e di tenuta dei registri.
Se hai appaltatori indipendenti, pagali invece tramite conti debitori. Un appaltatore indipendente può avere i propri dipendenti o appaltatori indipendenti; in questo caso, è responsabile del pagamento dei propri dipendenti tramite busta paga o dei suoi appaltatori tramite un sistema di contabilità.
Moduli fiscali
In qualità di datore di lavoro, dovresti fornire ai nuovi assunti un modulo W-4 da completare; il modulo ti aiuta a determinare l’importo dell’imposta federale sul reddito da trattenere dai loro stipendi. Dovresti anche fornire ai dipendenti interessati un modulo W-2 entro la fine di gennaio di ogni anno in modo che possano presentare la loro dichiarazione dei redditi all’IRS e all’agenzia statale competente. Inoltre, dovresti presentare il W-2 alla Social Security Administration in modo che il dipendente possa ottenere credito per i benefici di Social Security e Medicare.
Dovresti fornire ai nuovi imprenditori indipendenti un modulo W-9 da completare; l’appaltatore include il suo nome e il numero di identificazione del contribuente sul modulo. A partire dal 2011, se hai pagato $ 600 o più a un appaltatore indipendente per i servizi durante l’anno, devi compilare e fornire al dipendente un modulo 1099-MISC entro il 31 gennaio e presentare il modulo all’IRS.
Pagamento delle tasse
Dovresti trattenere la tassa Medicare, l’imposta sulla previdenza sociale, l’imposta federale sul reddito e le tasse statali e locali applicabili dagli stipendi dei dipendenti. Questo processo viene eseguito tramite busta paga. È inoltre necessario pagare la ritenuta alla fonte di tutti i dipendenti alla rispettiva agenzia fiscale. Non si trattengono le tasse per gli appaltatori indipendenti, in quanto sono responsabili del pagamento delle proprie tasse di lavoro autonomo.