La maggior parte dei datori di lavoro mantiene politiche sulla conservazione dei record in conformità con le normative federali. Diverse leggi federali richiedono la conservazione delle domande di lavoro per un periodo di tempo determinato; tuttavia, non esiste una legge specifica con lo scopo principale di imporre periodi di conservazione. Non solo le leggi federali influiscono sulla decisione di mantenere le domande di lavoro, ma la tua organizzazione potrebbe trovare utile tornare al pool di candidati quando si presentano nuove posizioni o posizioni aperte.
Requisiti della legge sui diritti civili
Il Civil Rights Act del 1964 vieta la discriminazione sul lavoro basata su razza, colore, religione, sesso e origine nazionale. Come parte della legge, i datori di lavoro devono conservare vari registri di lavoro, comprese le domande di lavoro, per qualsiasi posizione a tempo indeterminato per un anno dalla data di ricezione della domanda. Inoltre, nel caso in cui un’accusa per discriminazione o pratica di lavoro illegale venga intentata contro il datore di lavoro, le domande di lavoro e altri documenti relativi al personale devono essere conservati fino a quando la questione non raggiunge la risoluzione.
Discriminazione in base all’età nei requisiti della legge sull’occupazione
Lo scopo del Age Discrimination in Employment Act è quello di vietare la discriminazione sul lavoro basata sull’età, in particolare quelli di età superiore ai 40 anni. L’ADEA richiede la conservazione dei documenti di lavoro, come domande di lavoro e curriculum, per un anno. Ciò include le domande per posizioni permanenti e temporanee. L’ADEA richiede alle agenzie di personale di mantenere altri registri, inclusi i risultati dei test dei candidati e i rinvii. Inoltre, se sei a conoscenza che il richiedente ha più di 40 anni, il requisito di conservazione può durare fino a due anni.
Requisiti della legge sugli americani con disabilità
L’Americans With Disabilities Act richiede inoltre ai datori di lavoro di conservare le domande di lavoro e i documenti pertinenti per un anno. L’ADA, come il Civil Rights Act e l’ADEA, proteggono le persone dalla discriminazione sul posto di lavoro, in particolare per gli americani disabili. I candidati e i dipendenti che intendono presentare un’accusa per discriminazione devono farlo attraverso la Commissione per le pari opportunità di lavoro. I documenti relativi all’impiego devono essere disponibili per la revisione durante le indagini e conservati fino alla risoluzione dell’addebito.
Archiviazione delle domande di lavoro
Poiché le domande di lavoro possono richiedere informazioni quali indirizzi, numeri di previdenza sociale e precedenti occupazionali, è importante salvaguardare queste informazioni. Solo il personale delle risorse umane e i responsabili delle assunzioni dovrebbero avere accesso alle domande di lavoro completate. In genere, il reparto risorse umane è responsabile della gestione dell’archiviazione delle domande di lavoro e dei documenti pertinenti. Le organizzazioni più grandi possono utilizzare un fornitore per assistere con l’archiviazione dei record fuori sede. Inoltre, i datori di lavoro devono adottare misure adeguate per distruggere le domande di lavoro, come la triturazione o l’invio fuori sede a un riciclatore riservato.