Quando i fornitori inviano ordini ai propri clienti (solitamente rivenditori o distributori), a volte si verificano degli errori. In alcuni casi il prodotto è danneggiato, la quantità è mancante o gli articoli ricevuti non corrispondono all’ordine di acquisto. I clienti devono convalidare adeguatamente le loro spedizioni di inventario in arrivo per evitare questi problemi potenzialmente costosi.
Convalida dell’inventario
Il processo di convalida delle ricevute di inventario varia a seconda delle politiche aziendali. Il metodo più completo, ma che richiede tempo, è aprire tutte le caselle per rivedere i contenuti. Un’altra opzione è quella di prelevare scatole a caso dalla spedizione e controllarle. Il cliente può anche controllare il documento di trasporto e confrontarlo con l’ordine di acquisto iniziale per vedere se l’ordine è completo. Alcuni rivenditori utilizzano semplicemente un sistema di codici a barre che convalida ogni pacchetto di inventario sulla base di un’etichetta fornita dal produttore o dal fornitore.
Conferma prima di pagare
È importante convalidare le ricevute di inventario prima di pagare le fatture al fornitore. Prima di inviare un assegno o un pagamento con carta di credito a copertura della fattura, il rivenditore deve assicurarsi che l’ordine di acquisto, la fattura, i documenti di trasporto e le ricevute di magazzino effettive corrispondano. Questo processo è fondamentale per una corretta contabilità presso le aziende che ordinano regolarmente l’inventario.
Ordini precedenti
Un altro motivo per cui è importante convalidare le ricevute di inventario è identificare eventuali articoli arretrati. Un avviso di ordine arretrato sulla lista di imballaggio indica che l’inventario è mancante e potrebbe non essere disponibile per un periodo di tempo prolungato. È un problema che può portare a vendite perse e interruzioni operative. Il cliente deve intraprendere un’azione immediata per ottenere l’inventario richiesto, come effettuare un ordine con un altro fornitore o trovare un’alternativa per il momento.
Elaborazione dei resi
Il cliente di solito ha un breve lasso di tempo per restituire la merce al fornitore. Se le ricevute di inventario vengono convalidate immediatamente, il cliente ha il tempo di identificare gli errori, come un lotto di prodotti danneggiato o difettoso, e di elaborare un reso prima della scadenza pertinente. In caso contrario, il cliente potrebbe dover conservare gli articoli difettosi.