Le funzioni sono attività aziendali in corso come vendite, produzione e IT. Una funzione non ha fine o inizio: le singole chiamate di vendita iniziano e finiscono, ma la funzione di vendita continua finché l’organizzazione ha qualcosa da vendere. Le aziende possono “silo” le funzioni, suddividendole in funzioni completamente separate, o suddividere una funzione tra più uffici. Combinando invece le funzioni, le aziende possono migliorare l’efficienza e accrescere la soddisfazione del cliente.
Presenza sul territorio
La suddivisione di una funzione tra più sedi distaccate conferisce a ciascuna filiale dell’azienda maggiore autonomia. Si aggiunge anche ai costi: se si dispone di cinque filiali che svolgono la stessa funzione, si tratta di cinque volte più personale e attrezzature rispetto a quanto richiesto da un ufficio centralizzato. La centralizzazione di funzioni come le vendite o l’IT in un ufficio migliora l’efficienza, riduce le spese e mantiene le prestazioni coerenti in tutte le filiali. Per combinare con successo le funzioni, un’azienda deve avere ben chiaro quali ruoli ricoprirà l’ufficio centrale; mantenere una comunicazione regolare tra le filiali e l’ufficio centrale; e dare al personale il tempo di adattarsi al nuovo approccio.
IT
I reparti con funzioni diverse spesso dispongono del proprio software IT, ciascuno adattato alla funzione specifica del reparto. I sistemi potrebbero non funzionare insieme bene o non funzionare affatto e molti di essi potrebbero essere software obsoleti “legacy” che il dipartimento non sa come sostituire. Questo è un handicap poiché la maggior parte delle attività aziendali coinvolge più funzioni: la gestione della catena di approvvigionamento, ad esempio, coinvolge le funzioni di spedizione, acquisto e produzione. Le aziende devono combinare le loro funzioni software in modo che un reparto possa completare la sua funzione in una transazione, quindi trasferirla senza problemi ai computer del reparto successivo.
Responsabilità
Quando i reparti aziendali hanno funzioni in silos, è più facile evitare la responsabilità per la risoluzione dei problemi. L’azienda iSixSigma racconta un esempio sul suo sito web: il dipartimento finanziario di un’azienda ha deciso che non poteva migliorare i pagamenti ritardati dei clienti perché il vero problema – il prodotto finito non soddisfaceva le aspettative dei clienti – non faceva parte della funzione finanziaria. Un leader di qualità presso l’azienda ha tracciato il modo in cui la finanza e altri dipartimenti hanno contribuito alla transazione e ha richiesto ai diversi dipartimenti funzionali di accettare la responsabilità per l ‘”impatto sul cliente” finale.
Efficienza complessiva
Quando un’azienda separa completamente le funzioni nei singoli reparti, ogni reparto può concentrarsi su una singola funzione ed eseguirla in modo efficiente. Il siloing rende anche più difficile giudicare il costo dei progetti che coinvolgono diverse funzioni in quanto non esiste una visione complessiva delle ore e delle spese del personale coinvolte. I reparti in silos possono avere i propri budget e le proprie procedure di ordinazione, il che rende più difficile realizzare i risparmi sui costi di un sistema di fornitura di grandi dimensioni a livello aziendale.