Una politica di utilizzo di posta elettronica e Internet può mantenere un’azienda produttiva ed efficiente. Ci sono una serie di ragioni per cui un’azienda implementerà tale politica. Qualunque sia la logica, è importante che la direzione lo distribuisca a tutti i dipendenti. Ciò offre all’azienda il ricorso nel caso in cui un dipendente violi la politica e, di conseguenza, influisca negativamente sulla produttività.
Produttività
Internet può fornire una serie di distrazioni come siti Web, blog e social network. I dipendenti che utilizzano questi siti sottraggono preziose risorse al corso degli affari. Un lavoratore distratto non svolge la funzione per la quale è pagato. Allo stesso tempo, l’attrezzatura aziendale non viene utilizzata per lo scopo prescritto.
Sicurezza
Le informazioni su Internet possono essere visualizzate da chiunque. Fornisce inoltre un mezzo per trasmettere informazioni, sensibili o meno. Molte aziende trattano informazioni riservate come nomi di clienti, numeri di telefono, numeri di carte di credito, punteggi di credito e altro ancora. La trasmissione di queste informazioni tramite Internet o e-mail le lascia aperta al furto. Inoltre, il download di programmi, immagini, musica o altri file può inavvertitamente portare a virus che possono paralizzare i sistemi dell’azienda. Non solo il sistema dell’azienda può essere danneggiato, ma può aprirsi a ramificazioni legali per non proteggere le informazioni dei clienti.
Risorse
L’uso improprio di Internet per scopi personali può rendere difficile ad altri dipendenti il tentativo di utilizzarlo per lavoro. Se un dipendente è impegnato in un’attività che consuma risorse come lo streaming di musica o video, può consumare larghezza di banda che, a sua volta, rallenta la navigazione per coloro che la utilizzano per il suo scopo appropriato. Il dipendente incriminato non è produttivo e ha un impatto negativo sugli altri.
Comunicazioni
Una politica aziendale per l’utilizzo della posta elettronica lo rende più efficiente richiedendo l’archiviazione delle e-mail. Ciò consente un facile accesso ai messaggi meno recenti. Questi messaggi possono essere controllati in caso di controversie. Inoltre, se la posta elettronica viene utilizzata esclusivamente per scopi aziendali, l’azienda non deve smistare i messaggi personali per districare quelli cruciali per il business. Dà inoltre alla direzione il diritto di monitorare i messaggi per garantire che i dipendenti non siano impegnati in attività dannose per l’azienda.