Parte di un’azienda ben funzionante è una solida struttura organizzativa in atto. Una buona progettazione organizzativa tiene conto di tutte le funzioni, compiti e obiettivi che un’organizzazione deve intraprendere e garantisce che qualcuno sia responsabile di ciascuna di esse. Le strutture organizzative raggruppano le funzioni in posizioni e dipartimenti e creano anche relazioni di supervisione e strutture di potere per la responsabilità. In genere, un’organizzazione esprime i propri progetti sotto forma di un organigramma in modo che tutte le persone coinvolte nell’azienda abbiano chiarezza e comprensione di come dovrebbero funzionare le cose.
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Elenca i tuoi obiettivi e obiettivi per i tuoi piani organizzativi. Per essere efficaci, hai bisogno di chiarezza sullo scopo dei tuoi cambiamenti, definendo ciò che vuoi che diventi la tua attività. Gli obiettivi comuni includono valori, efficienza, eccellente servizio clienti, consegna rapida delle merci, integrità, responsabilità, controllo di qualità, sicurezza, uniformità, creatività e stabilità interna.
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Seleziona il tuo team di progettazione. Nessuno può progettare una struttura organizzativa da solo. Considera l’idea di includere attori chiave nella tua azienda che comprendono i sistemi attuali, gli effetti che i cambiamenti potrebbero avere e che hanno suggerimenti per miglioramenti che aiuteranno tutti a svolgere meglio il proprio lavoro. Se il tuo team di pianificazione diventa coinvolto ed entusiasta nella nuova struttura, può in seguito diventare strumentale al processo di implementazione. Molte aziende si avvalgono anche di un consulente esterno per facilitare o guidare la loro pianificazione organizzativa.
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Inventa i processi attuali della tua azienda. Guarda tutto quello che fa e come lo fa. Elenca tutte le attività e le funzioni che esegue attualmente e esattamente chi fa cosa nel processo di realizzarle. Di solito, qualcuno va in giro e visita ogni membro del team o almeno il manager dell’organizzazione per osservarli e intervistarli. Poiché questo è così dettagliato e richiede tempo, molte aziende assumono un consulente per renderlo un progetto a tempo pieno. Potresti notare alcuni divari tra ciò che pensi o ciò che dovrebbe accadere e ciò che accade effettivamente.
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Sviluppa un elenco di tutte le attività e le funzioni che la tua azienda dovrebbe svolgere. Non limitarti a elencare gli elementi negli spazi tra ciò che dovrebbe accadere attualmente e ciò che sta accadendo. Includere tutto ciò che si desidera che l’organizzazione faccia, forse nei prossimi sei mesi, anno o più. Coinvolgi il tuo team per aiutarti a sviluppare questo elenco e identificare funzioni e problemi che potrebbero richiedere inclusione o che potresti non vedere.
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Traccia la tua attuale struttura organizzativa se non disponi di un organigramma esistente. Assicurati di acquisire ogni posizione, reparto e struttura dei rapporti.
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Analizza i tuoi risultati come un team cercando di vedere cosa deve essere modificato sulla tua attuale struttura per tenere conto degli obiettivi, dei compiti e delle funzioni desiderati. Discuti se i reparti o le posizioni devono essere riorganizzati. Cerca licenziamenti nelle mansioni e funzioni dei dipendenti, nonché nei compiti che nessuno sta attualmente svolgendo. Considera se avrai bisogno di posizioni aggiuntive o minori e se queste posizioni sono sotto la struttura di rendicontazione ottimale.
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Disegna il tuo nuovo organigramma che rifletta le decisioni della tua analisi. Se rimescoli i compiti, aggiungi posizioni o modifichi i meccanismi di segnalazione, rivedi le descrizioni dei lavori in modo che corrispondano.
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Creare un piano di implementazione per mettere in atto queste modifiche, che possono includere piani di reclutamento o licenziamento. Condividi il tuo nuovo organigramma con i tuoi team e dedica del tempo a spiegare i cambiamenti e cosa significano per le persone e per l’azienda nel suo insieme.