Il governo federale ha una serie di programmi e strumenti di supporto progettati per aiutare i proprietari di piccole imprese a competere per i contratti di servizio federali. Tuttavia, una volta assegnato un contratto federale, i requisiti di conformità sono gli stessi indipendentemente dalle dimensioni di un’azienda o dal servizio che fornisce. Le politiche di cronometraggio, che si concentrano sia sui metodi manuali che elettronici, seguono le linee guida stabilite nei regolamenti federali di acquisizione e negli standard di contabilità dei costi.
Politica scritta di cronometraggio
Gli appaltatori di servizi federali devono avere una politica di cronometraggio scritta che dimostri che le pratiche di cronometraggio dell’azienda sono conformi ai requisiti federali. La politica deve delineare chiaramente le informazioni relative alla preparazione del foglio presenze. Ad esempio, se un dipendente sta eseguendo servizi in più di una sede fuori sede, il dipendente inserisce il tempo quando viene eseguito il lavoro effettivo piuttosto che all’inizio e alla fine della giornata lavorativa. La politica deve anche delineare i passaggi per la formazione del foglio presenze per i nuovi assunti. Infine, la politica scritta deve delineare i passaggi che l’azienda intraprende, come i controlli di base e gli audit periodici, per assicurarsi che i fogli di tempo siano conformi ai requisiti federali di cronometraggio.
Procedure del foglio di tempo
Nonostante l’uso diffuso di sistemi di cronometraggio elettronici, il governo federale basa principalmente i requisiti di cronometraggio su pratiche manuali. Le pratiche accettabili di cronometraggio interessano sia i dipendenti che i supervisori. Ad esempio, i dipendenti devono registrare personalmente il tempo impiegato per un lavoro con l’inchiostro e registrare il tempo effettivo, non il tempo stimato. I supervisori e gli amministratori non possono compilare i fogli presenze per un dipendente a meno che non vi sia una buona ragione, ad esempio un dipendente che lascia presto a causa di una malattia o di un infortunio. Ogni dipendente è responsabile della completezza e accuratezza di un foglio presenze e i supervisori sono responsabili dell’approvazione di ogni foglio presenze prima di inviarlo per il pagamento.
Controlli interni elettronici
I requisiti per le aziende che utilizzano sistemi di cronometraggio elettronici si concentrano principalmente sulle politiche di controllo interno. Ad esempio, sono obbligatori un criterio per la password sicura e un sistema per assicurarsi che solo le modifiche approvate vengano immesse nei fogli presenze. I controlli interni dovrebbero garantire che i dipendenti inseriscano le ore esatte in cui lavorano ogni giorno. I registri di sistema del foglio di lavoro elettronico dovrebbero produrre una traccia di controllo dettagliata. Questo perché durante un audit, i revisori del governo dovranno verificare chi ha accesso ai fogli presenze dei dipendenti, nonché il motivo.
Non conformità e frode
Le disposizioni del False Claims Act delineano le sanzioni per frode e / o mancato rispetto delle politiche del time sheet. Oltre alla squalifica della tua attività da tutti i contratti di servizio per un massimo di tre anni, sia la tua azienda che i dipendenti devono affrontare potenziali procedimenti penali. Secondo i termini del False Claims Act, il governo ha il diritto di avviare procedimenti civili per il risarcimento dei danni. Le sanzioni potenziali includono multe, pene detentive e danni fino a tre volte la richiesta falsa o fraudolenta.