I periodi di chiusura sono molto comuni nei reparti contabili. Il processo di chiusura avviene almeno una volta all’anno ed è un momento in cui i contabili sono molto impegnati a chiarire problemi, condurre riconciliazioni e correggere errori. Molti reparti contabili hanno procedure specifiche, comprese liste di controllo e scadenze, per assicurarsi che tutte le transazioni vengano eseguite e che nulla vada perduto.
Ratei
Un’attività comune prima della chiusura di un periodo è la ricerca delle spese maturate, che sono spese che si sono verificate, ma non sono state ancora pagate. I contabili esaminano le fatture ricevute dopo il giorno di chiusura per determinare se devono essere maturate nel periodo precedente. Per essere maturata, un’operazione è rilevata come costo quando si verifica, non quando viene pagata. I ratei comuni sono le spese per le utenze, che vengono pagate dopo la fornitura dei servizi. Molte volte, i contabili rivedono i ratei del periodo precedente per ottenere idee su spese specifiche che vengono accumulate regolarmente. La registrazione prima nota per riconoscere una spesa maturata consiste nell’addebitare (aumentare) il conto spese appropriato, come un conto spese per servizi pubblici, e accreditare (aumentare) un debito.
Ammortamento
Di solito, le spese di ammortamento vengono rilevate appena prima della chiusura delle registrazioni. L’idea è di ripartire i costi delle immobilizzazioni in vari periodi. Ad esempio, potresti aver acquistato un’apparecchiatura da $ 100,000 alcuni anni fa, ma invece di spendere tutti i costi in un anno, può essere ammortizzata in 10 anni a un tasso di $ 10,000 all’anno. Ciò si ottiene tramite registrazioni prima nota che aumentano le spese di ammortamento e la quota di ammortamento, che viene riportata nel bilancio. Queste registrazioni avvengono anche in sistemi completamente computerizzati che gestiscono le immobilizzazioni, eseguono automaticamente tutti i calcoli di ammortamento e registrano registrazioni a giornale: un importante risparmio di tempo in questo processo.
Riconciliazioni
Molte aziende mettono le riconciliazioni in cima alle loro liste di controllo di chiusura. Di solito, tutti i conti di bilancio, come la liquidità e le immobilizzazioni, vengono riconciliati prima della chiusura del periodo. I moduli di contabilità clienti e fornitori vengono riconciliati con i numeri nella contabilità generale. Ad esempio, quando vedi $ 100 come saldo nella contabilità fornitori, questo numero dovrebbe anche corrispondere al saldo nel report sulla scadenza della contabilità fornitori, generato dal modulo fornitori. I conti di cassa e di investimento vengono riconciliati con gli estratti conto mensili delle banche e delle società di intermediazione. Lo scopo di eseguire riconciliazioni è garantire che il periodo da chiudere contenga numeri accurati e affidabili.
Voci di chiusura
Tutti i conti che compaiono nel conto economico, come entrate e spese, vengono azzerati durante la chiusura e i saldi vengono trasferiti a un conto riepilogativo. Per azzerare i ricavi, li addebiti e accrediti sul conto di riepilogo. Per azzerare le spese, le accrediti e addebiti sul conto riepilogativo. Il passaggio successivo consiste nel chiudere il conto riepilogativo e trasferire il suo saldo nel conto capitale. I dividendi vengono chiusi direttamente nel capitale, bypassando il passaggio del conto riepilogativo. L’intero processo può essere facilmente eseguito da sistemi computerizzati, che potrebbero non utilizzare account di riepilogo. L’idea è di trasferire entrate e spese in bilancio attraverso il patrimonio netto, lasciando questi conti pronti ad accumulare informazioni per il periodo successivo.