Le piccole imprese spesso vengono avviate senza un manuale aziendale completo che definisca le procedure e le politiche in base alle quali i dipendenti dovrebbero operare. Man mano che un’azienda cresce e aggiunge più dipendenti, è importante standardizzare il modo in cui lavorano i dipendenti per una serie di motivi, tra cui la prevenzione delle accuse di favoritismo, la semplificazione delle pratiche burocratiche ed evitare problemi legali.
Pianificazione
Prima di creare politiche e procedure, consultare un esperto del lavoro per assicurarsi di attenersi a tutte le norme e regolamenti statali e federali in materia di assunzione, licenziamento, sicurezza e comportamento sul posto di lavoro. Organizzazioni come la Society for Human Resources Management offrono guide politiche campione gratuite per aiutarti a pianificare le politiche e le procedure di base. Richiedi il contributo dei capi dipartimento, dei manager e dei dipendenti. Fornisci loro una prima bozza delle tue politiche e procedure in modo che sappiano cosa stai cercando e per ottenere un feedback specifico sugli elementi che potresti includere nel manuale della tua azienda.
Orientamento
Un manuale per i dipendenti dovrebbe includere le politiche e le procedure di base degli uffici per i nuovi dipendenti. Questi dovrebbero riguardare le modalità di presentazione delle pratiche burocratiche alle risorse umane e includere informazioni su iscrizione ai sussidi, orari di ufficio e abbigliamento, parcheggio, fumo, molestie, pettegolezzi, pause, richieste di permessi retribuiti, procedure di reclamo e procedure di pagamento. Rivedi le tue polizze con un esperto legale per assicurarti di non istituire polizze che potrebbero discriminare qualsiasi classe di lavoratori. Istituire procedure per il rimborso delle spese, compresa la previa approvazione e il dettaglio delle modalità di presentazione delle ricevute e dei moduli di rimborso.
Sicurezza
Crea politiche e procedure per la sicurezza sul posto di lavoro collaborando con il tuo fornitore di assicurazioni e utilizzando le informazioni raccolte dal tuo consiglio statale del lavoro, dall’amministrazione per la sicurezza e la salute sul lavoro e dalla direzione dell’edificio. Includere la formazione dei dipendenti in pronto soccorso e l’uso di attrezzature di sicurezza e tenere almeno un’esercitazione di sicurezza annuale. Imposta criteri per l’accettazione di pacchi, l’accesso ai visitatori, l’accesso e la disconnessione e la ricezione di telefonate. Quest’ultima politica aiuta a prevenire lo spionaggio aziendale o potenziali furti non consentendo a dipendenti non autorizzati di fornire informazioni per telefono sull’azienda, l’orario di ufficio, altri dipendenti o le procedure sul posto di lavoro. Includere procedure per rispondere alle emergenze, come incendi, intrusi o incidenti legati alle condizioni meteorologiche.
Comunicazione
Dopo aver creato le politiche e le procedure, comunicarle in modo efficace al personale. Preparare il manuale del dipendente; distribuiscilo ai tuoi dipendenti e chiedi loro di firmare un attestato di aver letto, compreso e accettato di attenersi alle politiche, procedure e linee guida della tua azienda. Concedi ai dipendenti due o più giorni per leggere il manuale e porre domande specifiche prima di firmare e restituire il modulo di riconoscimento.