Le piccole imprese che vogliono diventare più snelle e produttive devono spesso valutare e regolare le operazioni per eliminare passaggi ripetitivi e non necessari. Tuttavia, i manager devono essere consapevoli che i cambiamenti nelle operazioni spesso toccano tutti i dipendenti, dal rappresentante del servizio clienti al raccoglitore su una linea di produzione. In quanto tali, i responsabili delle decisioni operative influenzano le prestazioni lavorative quotidiane, negativamente o positivamente, a seconda della loro attenzione nell’attuazione del cambiamento.
Controllo delle risorse
I cambiamenti operativi devono iniziare con un controllo approfondito delle risorse. Una volta suggerita una modifica, il responsabile operativo deve verificare che i prodotti, il software o gli strumenti necessari possano essere acquisiti per facilitare la modifica. Durante questa fase decisionale, viene presa in considerazione il bilancio e vengono effettuate stime dei costi iniziali. Questa fase del processo decisionale coinvolge la ricerca e la ricognizione.
Pianificazione delle modifiche
I responsabili delle operazioni devono determinare il momento migliore per la transizione o il cambiamento proposto. Ad esempio, una piccola impresa che spedisce prodotti da un magazzino centrale non dovrebbe revisionare le attrezzature del magazzino durante un periodo di alta vendita, come le vacanze. I responsabili delle decisioni dovrebbero programmare le modifiche durante i periodi di bassa produzione e assegnare tempistiche realistiche per le modifiche proposte. Verificare che la pianificazione sia realistica con una data di inizio e di fine.
Porre domande analitiche
Poni domande approfondite e analitiche all’inizio del processo decisionale. Le risposte a queste domande qualificheranno o squalificheranno una modifica operativa proposta. I responsabili del cambiamento organizzano e quantificano le informazioni e presentano i loro risultati al gruppo. In una tavola rotonda, i leader chiedono domande “what if” e presentano scenari che trattano potenziali problemi e problematiche. I manager valutano le domande e le risposte e confrontano il sistema attuale con quello proposto. Questo passaggio aiuta ad aumentare la consapevolezza dei punti deboli e dei punti di forza associati ai cambiamenti proposti.
Assegnazione di compiti
Le decisioni operative spesso comportano cambiamenti di personale. Quando le operazioni vengono modificate, alcuni dipendenti potrebbero aver bisogno di una formazione incrociata per prepararli a lavorare con nuove attrezzature o in nuovi ruoli. Durante il processo decisionale, i manager dovrebbero considerare le qualifiche e le capacità dei candidati coinvolti nella transizione e assegnare compiti specifici ai nuovi ruoli creati. In particolare, l’istruzione, l’esperienza e le capacità di leadership sono spesso considerate quando si valutano i dipendenti interessati dal cambiamento proposto.
Formazione e preparazione
È compito del datore di lavoro “vendere” le modifiche proposte al team preparandole con formazione e dimostrazioni. Coinvolgere i dipendenti nelle prime fasi del processo decisionale può aiutare i manager creando un senso di appartenenza ai cambiamenti imminenti. In alcuni casi, la leadership operativa può ritirarsi dall’implementazione dei cambiamenti se ritiene che il personale non sia preparato per nuove apparecchiature o software. I leader operativi possono facilitare seminari di formazione o assumere un nuovo dipendente che possa insegnare e formare altri prima di implementare un nuovo processo.