La contabilità finanziaria prevede la preparazione di rapporti per gli azionisti e le persone esterne all’azienda. Mentre la direzione utilizza questi rapporti come benchmark, i rapporti finanziari delle società quotate in borsa vanno alla Securities and Exchange Commission in punti di riferimento chiave nel ciclo economico di un’azienda. La SEC richiede alle società quotate in borsa di presentare questi rapporti su moduli specifici con cadenza trimestrale e annuale.
Prospettiva storica sul ciclo contabile
Tradizionalmente, il ciclo contabile prevedeva una serie di passaggi completati dal contabile per garantire che i suoi dati fossero pertinenti, fattuali e le registrazioni equilibrate. I contabili erano soliti tenere a mano tutti i dati finanziari dell’azienda. I documenti sono stati sottoposti a revisione, analisi e categorizzazione e le voci annotate nei registri appropriati e su un foglio di lavoro in esecuzione per aiutare con il calcolo dei report. Prima della chiusura, il contabile ha creato i report finanziari di prova prima di registrare i movimenti di chiusura e quindi ha finalizzato i report dopo i movimenti di chiusura.
Sistema computerizzato
Oggi il ciclo è leggermente diverso a causa dell’uso di sistemi contabili e computer. Sono finiti i giorni in cui i contabili inserivano manualmente i dati in una serie di libri mastri o libri. Il contabile non ha più bisogno di tenere un foglio di lavoro per aiutarlo a fare le sue rettifiche mensili o calcolare i suoi rendiconti finanziari, poiché il computer lo fa automaticamente. Il contabile ora inserisce i dati nel computer; effettua controlli di validità; redige bilanci di verifica e apporta i necessari adeguamenti; finalizza l’attività mensile; e chiude i libri cancellando i conti temporanei che alimentano i conti permanenti. Il contabile prepara i rendiconti finanziari alla fine della chiusura.
Conti di entrate e uscite
La chiusura della contabilità avviene su base mensile. I conti temporanei iniziano con saldi zero all’inizio del mese con movimenti generati man mano che si verificano. Lo scopo di ciò è acquisire i dati mensili. Questi saldi dei conti delle entrate e delle uscite vengono trasferiti ai conti permanenti nel libro mastro, con report disegnati sui dati temporanei per i dati mensili. Le pratiche contabili impediscono di inserire i dati mensili dopo la chiusura del periodo; qualsiasi rettifica necessaria deve essere effettuata come registrazioni a giornale nella contabilità generale.
Rapporti
Le relazioni di contabilità gestionale e finanziaria avvengono alla fine della chiusura mensile. Dopo aver verificato l’accuratezza dei numeri e aver verificato che tutte le voci per il periodo siano state immesse, i “libri” contabili vengono chiusi e vengono estratti i rapporti. Le relazioni finanziarie comprendenti lo stato patrimoniale, il conto economico, il rendiconto finanziario e le relazioni sul patrimonio netto sono completate e riviste per verificarne l’accuratezza. Quando tutto va bene, il contabile genera i rapporti finali. Sebbene generati mensilmente, i principali parametri di riferimento per la rendicontazione finanziaria includono i rapporti trimestrali basati sul periodo fiscale dell’azienda e i rapporti annuali, creati alla fine.