Un’analisi dei bisogni o una valutazione dei bisogni può essere condotta in più di un modo, ma tutti questi modi condividono un punto in comune: le organizzazioni conducono un’analisi dei bisogni per determinare il modo migliore per utilizzare le risorse limitate in modo che possano migliorare i processi senza sprecare denaro o tempo. L’elemento più importante di un’analisi dei bisogni è decidere quali bisogni hanno la massima priorità.
L’analisi dei bisogni
Uno dei quadri più semplici per un’analisi dei bisogni è la valutazione globale dei bisogni in tre fasi utilizzata dal Dipartimento dell’Istruzione degli Stati Uniti. Questo metodo definisce un “bisogno” come la differenza tra il modo in cui le cose sono e il modo in cui dovrebbero essere. La prima fase del processo consiste nel determinare i fatti sulla situazione attuale e identificare le aree di potenziale miglioramento. La seconda fase è identificare i bisogni raccogliendo informazioni. La terza fase è definire i bisogni e fare un piano per affrontarli. Ad esempio, un’azienda potrebbe concludere che le consegne attualmente richiedono in media cinque giorni, un ritmo che potrebbe non essere competitivo. Se la ricerca mostra che i concorrenti effettuano in media consegne di tre giorni, questa è la differenza tra il modo in cui stanno le cose e il modo in cui devono essere. L’azienda deve ridurre i tempi di consegna di almeno due giorni per rimanere competitiva.
Molteplici esigenze
Un’analisi dei bisogni raramente rivelerà una sola esigenza. Nel mondo reale, più parti interessate hanno molteplici esigenze. Alcune di queste esigenze avranno un punteggio più alto di altre. Ad esempio, un’organizzazione senza scopo di lucro che cerca di ridurre i tassi di consumo di alcol da parte dei minorenni potrebbe consultare i giovani per scoprire quali sono i loro bisogni, ma è improbabile che l’organizzazione valuti il bisogno delle persone in questo gruppo demografico per la socializzazione e l’intrattenimento tanto vicino quanto il bisogno di ridurre le morti per guida in stato di ebbrezza. Un’azienda con più reparti e progetti può scoprire che ogni gruppo dell’organizzazione ha le proprie esigenze e priorità. Spesso sarà impossibile soddisfare tutti i bisogni allo stesso modo, quindi l’analisi dei bisogni deve identificare quali bisogni hanno la massima priorità quando non sono immediatamente evidenti.
Conseguenza e criticità
Il fattore principale che determina la priorità di un bisogno è quanto saranno critiche le conseguenze se il bisogno non viene soddisfatto. Se un’azienda sta cercando di ridurre i tempi di consegna di due giorni per rimanere competitiva, la conseguenza di non farlo potrebbe essere la perdita di tutti i clienti a favore di concorrenti più efficienti. Uno su una scala da uno a cinque, perdere tutti i clienti significherebbe sicuramente un cinque. Se il responsabile del reparto spedizioni preferisce abbandonare piuttosto che modificare i processi con cui ha familiarità, anche la perdita di un responsabile spedizioni esperto è una conseguenza. Tuttavia, rispetto alla perdita di tutti i clienti, questa conseguenza potrebbe valutare solo due su cinque. Migliorare i tempi di spedizione è l’esigenza prioritaria.
Difficoltà di correzione
La determinante finale di ciò che i bisogni hanno la massima priorità è quanto sarebbe difficile correggere il problema. Se due necessitano entrambe valutano tre su cinque, ma una può essere affrontata con un semplice cambio di processo mentre l’altra può essere risolta solo acquistando una nuova costosa attrezzatura, l’esigenza che può essere affrontata rapidamente e facilmente ha la priorità più alta. Per ottenere il massimo da un’analisi dei bisogni, concentrati su ciò che è più critico e aggiusta ciò che può essere risolto più facilmente prima di provare ad affrontare qualcosa di più difficile.