I rappresentanti di vendita esterni possono essere pagati con vari metodi. Il rappresentante può essere un impiegato orario o stipendiato o un imprenditore. Il dipendente può ricevere una tariffa oraria più una commissione, uno stipendio più un bonus o solo una commissione. L’appaltatore può essere pagato per vendita o raccolta di vendite o al raggiungimento di una quota identificata. Il metodo di compensazione che utilizzi per i tuoi rappresentanti di vendita esterni determina quali moduli fiscali dovrai presentare al rappresentante e all’Internal Revenue Service, o IRS.
I dipendenti
In qualità di datore di lavoro, la tua azienda richiede un numero di identificazione del datore di lavoro rilasciato dall’IRS, o EIN. La tua azienda utilizza questo numero quando comunica i pagamenti fiscali all’IRS, inclusi i pagamenti per i pagamenti Medicare e Social Security del dipendente, nonché i pagamenti di compensazione del lavoratore, come richiesto dallo stato della tua azienda. L’azienda può richiedere il numero EIN online, per telefono o fax o tramite posta ordinaria. Una volta elaborata la domanda, l’IRS fornirà un certificato EIN, che deve essere conservato nei file dell’azienda.
Moduli fiscali trimestrali
Se i rappresentanti di vendita esterni della tua azienda sono dipendenti, l’azienda è tenuta a presentare dichiarazioni fiscali trimestrali all’IRS. Queste dichiarazioni fiscali trimestrali sono progettate per segnalare le vendite, le commissioni, gli aggiustamenti e le tasse trimestrali dell’azienda. Il deposito è riportato sul modulo IRS 941. Le aziende agricole utilizzano il modulo IRS 943 per le dichiarazioni trimestrali. L’azienda può scegliere di recuperare immediatamente eventuali rimborsi o applicare i rimborsi applicabili alla restituzione trimestrale successiva. Le aziende devono presentare eventuali saldi in sospeso all’IRS entro la scadenza trimestrale per evitare sanzioni e interessi.
Verifica dell’occupazione
In qualità di dipendenti, anche i rappresentanti di vendita esterni devono compilare il modulo I-9 del Dipartimento per la sicurezza interna, Verifica dell’idoneità all’impiego. Il governo federale richiede a tutte le aziende di raccogliere queste informazioni dai propri dipendenti e di riferire le informazioni, insieme ai pagamenti delle tasse, all’IRS. L’azienda è tenuta a conservare il modulo nei propri file e deve inviare le informazioni all’IRS su richiesta. Insieme ai pagamenti delle tasse applicabili ai dipendenti, l’azienda utilizza le informazioni I-9 per completare il W-2 del dipendente alla fine dell’anno fiscale.
Certificato di ritenuta
Oltre al modulo I-9, il rappresentante di vendita esterno impiegato deve completare il modulo IRS W-4, certificato di indennità di ritenuta alla fonte del dipendente. Questo modulo autorizza l’azienda ad acquisire il numero di previdenza sociale del proprio dipendente e a trattenere le informazioni per riportare, trattenere e pagare accuratamente le tasse dei dipendenti appropriate.
Certificato di identificazione del contribuente
I rappresentanti di vendita esterni a contratto richiedono moduli fiscali leggermente diversi. Sebbene il rappresentante non sia un dipendente dell’azienda, l’azienda è comunque tenuta a raccogliere le informazioni sulla dichiarazione fiscale dell’appaltatore. Il contraente può fornire un numero di previdenza sociale o un numero di identificazione fiscale aziendale, o TIN, per questi scopi. Queste informazioni vengono raccolte nel modulo IRS W-9, nella richiesta del numero di identificazione del contribuente e nella certificazione. Analogamente al processo con il modulo I-9 e il modulo W-4, l’azienda deve presentare il modulo W-9 nei suoi file e inviare il modulo all’IRS su richiesta.
Entrate varie
Sebbene l’azienda non sia tenuta a pagare le tasse sui dipendenti del rappresentante di vendita a contratto, l’azienda deve fornire al rappresentante una dichiarazione annuale dei suoi guadagni. I guadagni annuali sono riportati sul modulo 1099-Misc. L’IRS richiede alle aziende di inviare questi moduli per tutti i pagamenti degli appaltatori che ammontano a $ 600 o più.