Secondo l’Internal Revenue Service, il periodo di tempo necessario per salvare i documenti aziendali varia a seconda di quale sia l’articolo e quando il periodo di limitazione su quell’articolo si esaurisce. Il requisito minimo di detenzione per qualsiasi documento è di due anni, ma ce ne sono alcuni che devono essere conservati in modo permanente. Se hai mai presentato una dichiarazione dei redditi fraudolenta, devi conservare tutti i registri a tempo indeterminato.
Registri contabili
I registri finanziari come il libro mastro della contabilità fornitori, i bilanci, il registro degli assegni e la contabilità generale dovranno essere conservati in modo permanente. Altri registri quali incassi, assegni di dividendi, registrazioni contabili dei costi e fatture e libri mastri della contabilità clienti dovranno essere conservati per un periodo compreso tra cinque e sette anni. Inoltre, i registri quali estratti conto, fatture di contabilità fornitori, assegni sui salari, assegni annullati, registro degli utili, note spese e registrazioni del costo del lavoro dovranno essere conservati per un periodo compreso tra due e tre anni.
Documenti fiscali
Con le tasse, varia anche il periodo di tempo per tenere i registri. Ad esempio, i piani di rendite e pagamenti differiti, piani di ammortamento, registri dei dividendi, rapporti di inventario, fatture fiscali e dichiarazioni, dichiarazioni dei redditi, dichiarazioni dei redditi e rendite pensionistiche dovranno essere conservati in modo permanente. Le dichiarazioni dei redditi sui salari dovranno essere conservate per almeno sette anni. Inoltre, la ritenuta alla fonte dei dipendenti, i certificati di esenzione dalle accise, le relazioni sulle accise di produzione e le relazioni sulle accise al dettaglio dovranno essere conservate per un minimo di quattro anni.
Documenti del personale
Anche il periodo di tempo consigliato per conservare i registri del personale varia. Le registrazioni come le tabelle di frequenza degli infortuni e i bollettini sulla salute e la sicurezza devono essere conservate in modo permanente. Le denunce di incidenti, le richieste di risarcimento per lesioni e gli accordi devono essere conservati per 30 anni. I registri assicurativi dei dipendenti devono essere conservati per 11 anni. I registri delle presenze dovrebbero essere conservati per sette anni. I contratti dei dipendenti dovrebbero essere mantenuti per sei anni. Le guarnizioni, le domande e le risoluzioni dovrebbero essere conservate per cinque anni. Le obbligazioni fedeltà dovrebbero essere conservate per tre anni. Inoltre, le descrizioni del lavoro, le schede di valutazione e le schede di tempo dovrebbero essere conservate per due anni.
Documenti aziendali
Ad eccezione delle fideiussioni che devono essere conservate per tre anni e dei registri amministrativi che devono essere conservati per 10 anni, tutti gli altri registri aziendali devono essere conservati in modo permanente. La categoria dei record amministrativi include in genere rapporti di audit e documenti classificati. Esempi comuni di documenti aziendali includono rapporti annuali, autorità di emettere titoli, libro mastro capitale sociale, statuti, costituzioni, statuti, contratti, atti elettorali aziendali, atti di costituzione, trasferimenti di azioni, polizze assicurative, brevetti, marchi e diritti d’autore.