Le persone spesso si lamentano e si lamentano del luogo in cui lavorano o del lavoro che svolgono. A volte queste lamentele sono semplicemente chiacchiere inutili. In alcuni casi, tuttavia, esistono problemi legittimi e gravi, e in questi casi le aziende sono prudenti nell’ascoltare i brontolii dei dipendenti e affrontare i reclami in modo aperto. Un efficace sistema di gestione dei reclami fa sentire i dipendenti come se le loro preoccupazioni fossero trattate con rispetto.
Aperto e non minaccioso
Le procedure di gestione dei reclami dovrebbero essere aperte e non minacciose. Se i dipendenti ritengono che il loro lavoro o le loro posizioni saranno a rischio se segnalano un reclamo, è meno probabile che continuino a comunicare con la direzione e più propensi a lasciare le loro posizioni o intentare una causa civile contro l’azienda. Rendere la gestione accessibile e consentire ai dipendenti di esprimere le proprie preoccupazioni senza timore di ritorsioni è una delle chiavi per un’efficace procedura di gestione dei reclami.
Tempo Frames
Un’altra parte importante di qualsiasi procedura di gestione dei reclami è definire le aspettative e un lasso di tempo sia per la segnalazione che per la risposta ai reclami. Creando un programma chiaramente definito in merito a quando segnalare i reclami, a chi devono essere segnalati e come gestire il processo una volta che è stato effettuato un rapporto, le aziende dimostrano ai dipendenti che il processo è efficace. Inoltre, anche la creazione di un lasso di tempo o di un limite di tempo per la risposta da parte della direzione è un’ottima idea. In questo modo, i dipendenti sanno che riceveranno una risposta piuttosto che sentirsi ignorati.
Rispetto della legge
Alcune procedure di gestione dei reclami sono imposte dal governo federale e sono supervisionate da organizzazioni governative, e come tali non possono essere discostate da molto. Casi come molestie sessuali, condizioni di lavoro non sicure o discriminazione razziale o di genere devono essere gestiti secondo le linee guida federali al fine di evitare multe, azioni legali o visite di agenzie federali. In questi casi è meglio seguire le linee guida prescritte a livello federale il più strettamente possibile quando si creano le procedure di reclamo.