La maggior parte dei proprietari di aziende tiene inventari di prodotti, forniture e merci in modo da poter garantire di avere materiali sufficienti per completare i propri progetti e monitorare contro furti e altre forme di perdita. Nel settore farmaceutico, tuttavia, gli inventari sono strettamente regolamentati dalla Drug Enforcement Administration, che monitora gli inventari per garantire che le farmacie tengano traccia delle sostanze controllate.
Fonti dei regolamenti
Il Controlled Substances Act, titolo 21 del codice degli Stati Uniti e la Drug Enforcement Administration hanno tutti emanato regolamenti che riguardano le farmacie. Tutti i regolamenti sono stati sintetizzati nel Manuale del farmacista, disponibile sul sito web della Drug Enforcement Administration. Alcuni proprietari di farmacie progettano anche regolamenti per l’inventario che vanno oltre i regolamenti del governo per garantire che le loro farmacie siano sempre conformi.
Requisiti di inventario di base
Secondo la DEA, l’inventario di una farmacia deve essere “completo e accurato”. Le farmacie devono conteggiare fisicamente tutte le sostanze controllate della tabella II in loro possesso e stimare il numero di sostanze controllate della tabella III, IV e V che conservano. L’amministrazione richiede anche che le farmacie contino fisicamente il numero di pillole in un contenitore che contiene 1,000 pillole o più. Le farmacie devono conservare i loro inventari nelle loro sedi fisiche per due anni e devono separare gli inventari delle sostanze della tabella II dagli altri inventari.
Requisiti per la registrazione dell’inventario
Gli inventari delle farmacie devono includere informazioni specifiche per essere conformi alle norme e ai regolamenti governativi. I dipendenti della farmacia devono registrare la data e l’ora (inizio o fine giornata lavorativa) in cui è stato effettuato l’inventario. Devono anche annotare il nome delle sostanze inventariate e le forme di tali sostanze, come capsule da 100 milligrammi. Infine, i dipendenti della farmacia devono annotare il numero di contenitori per ciascuna sostanza controllata, come 30 flaconcini da 50 compresse, e un conteggio effettivo o stimato del contenuto di ciascun contenitore.
Raccomandazioni per la registrazione dell’inventario
Oltre alle informazioni richieste, la DEA raccomanda che ogni registrazione dell’inventario includa il nome, l’indirizzo e il numero DEA della farmacia che effettua l’inventario. L’agenzia suggerisce inoltre che la persona che ha completato l’inventario firmi il rapporto. Sebbene le farmacie non debbano includere queste informazioni per rimanere legalmente conformi, molti proprietari di farmacie lo richiedono. Includere le informazioni riduce gli errori e semplifica la correzione degli errori.
Frequenza
Secondo la DEA, le farmacie devono effettuare un inventario iniziale delle loro sostanze controllate quando aprono e ogni due anni dopo. La farmacia non è tenuta a effettuare l’inventario in una data o ora specifica fintanto che la farmacia rispetta la scadenza di due anni. Tuttavia, se una farmacia inizia a fornire una nuova sostanza controllata, la farmacia deve inventariare quella sostanza non appena viene offerta.