Access può stampare su qualsiasi stampante supportata dal sistema operativo del computer, ma alcuni progetti di report potrebbero richiedere funzionalità specifiche della stampante. Se si dispone di un database di Access con report preparati e non si desidera modificare i report, qualsiasi nuova stampante deve essere in grado di gestire i report preparati. Se si dispone di una stampante e non si desidera sostituirla o acquistarne un’altra, qualsiasi nuovo database o report del database deve essere progettato o modificato per adattarsi alla stampante esistente.
Forme Multi-Part
Se i report del database creano moduli senza carbone in più parti, come fatture stampate in duplicato, sarà necessaria una stampante a matrice di punti. In alternativa, il report del database potrebbe essere modificato per stampare più copie, ma questo approccio potrebbe non essere fattibile se i moduli duplicati vengono completati a mano dopo la stampa.
Grafica e colore
Se i report dal database includono immagini o immagini, probabilmente sarà necessaria una stampante che supporti un output di punti per pollice ragionevolmente alto. Tutte le stampanti a getto d’inchiostro e laser possono stampare grafica, ma una stampante a matrice di punti no. Se il rapporto utilizza grafica o testo a colori, avrai bisogno di una stampante a colori. In alcuni casi il colore può essere desiderabile ma non essenziale. Ad esempio, un report potrebbe stampare numeri negativi in rosso e anche stampare parentesi attorno a tutti i numeri negativi.
Formato carta e margini
I report possono essere progettati per qualsiasi formato di carta. Un database può includere alcuni rapporti che utilizzano carta in formato Lettera e alcuni rapporti che utilizzano carta legale, quindi una stampante con due vassoi carta aiuta a evitare frequenti modifiche all’alimentazione della carta. Altri rapporti potrebbero richiedere etichette o buste, quindi anche la stampante dovrebbe essere in grado di gestirli. I rapporti possono essere progettati con margini di qualsiasi dimensione, ma alcune stampanti non possono stampare fino ai bordi della carta, quindi un rapporto con margini stretti potrebbe non essere stampato correttamente.
A seconda del design nel database, potrebbe essere possibile modificare le dimensioni della carta e regolare i margini quando il report viene stampato, ma queste regolazioni possono portare a problemi di layout con il report o renderlo difficile da leggere.
Diverse stampanti
I rapporti del database possono richiedere più di una stampante. Ad esempio, se alcuni rapporti vengono stampati su moduli in più parti e alcuni rapporti stampano grandi quantità di testo e grafica a colori, sono necessarie almeno due stampanti: una stampante a matrice di punti e una stampante a getto d’inchiostro o laser. La selezione della stampante può essere programmata nel rapporto o selezionata al momento della stampa, a seconda del design del database.