Sebbene l’Internal Revenue Service richieda alla tua azienda di inviare solo documenti selezionati, come i moduli 1099, una documentazione adeguata è fondamentale se la tua azienda deve mai affrontare una verifica fiscale. A meno che tu non abbia note e ricevute adeguate che documentano ogni spesa aziendale che hai dedotto sulle dichiarazioni dei redditi passate, l’IRS potrebbe trovarti responsabile per imposte arretrate oltre a pesanti multe e pagamenti di interessi.
Prova fotografica
Per richiedere una detrazione per un ufficio a casa, è necessario dedicare l’area dell’ufficio esclusivamente a scopi di lavoro. L’importo del tuo affitto o mutuo, utenze e persino la bolletta del telefono è direttamente correlato alla metratura di questo spazio dedicato. Bonnie Lee della rivista Entrepreneur suggerisce di scattare fotografie datate dello spazio del tuo ufficio a casa come protezione in caso di verifica, soprattutto se la posizione o l’area del tuo ufficio cambia nel tempo. In alcuni casi, un video di qualcuno che misura lo spazio può eliminare la necessità di una visita a domicilio durante un audit.
Sono utili anche fotografie di beni o spese correlati per i quali non si dispone di una ricevuta, ad esempio una libreria riutilizzata che si sta utilizzando nel proprio ufficio a casa.
Conservazione dei registri a lungo termine
L’IRS può controllare un ritorno di anni fa, quindi è importante conservare i vecchi registri. In un’intervista con la rivista Inc., la società di contabilità Hirsch & Silberstein suggerisce di conservare tutte le ricevute, gli assegni annullati e gli estratti conto bancari per almeno sette anni. Conserva sempre i registri immobiliari e le copie di ogni dichiarazione dei redditi precedente, indipendentemente dall’età.
Documentazione dei dipendenti
Secondo l’IRS, è necessario che ogni dipendente compili il modulo I-9: verifica dell’idoneità all’impiego. È inoltre necessario che i dipendenti compilino il modulo W-4: Certificato di indennità di ritenuta alla fonte del dipendente per calcolare l’importo da trattenere dalla busta paga. Gli appaltatori freelance e altri lavoratori occasionali devono compilare il modulo W-9: Richiesta di numero di identificazione del contribuente e certificazione. Conserva le copie originali di tutti questi moduli a tempo indeterminato.
Se hai dipendenti, la tua azienda deve presentare il modulo W-2: dichiarazione dei redditi e dei salari all’IRS e distribuirne una copia al dipendente e all’amministrazione della previdenza sociale entro il 31 gennaio di ogni anno. Se hai assunto appaltatori indipendenti, devi presentare il modulo 1099-MISC all’IRS e fornirne una copia all’appaltatore entro il 31 gennaio di ogni anno.
Ricevute per acquisti e spese
La pubblicazione IRS 583 delinea un elenco completo di acquisti e spese per i quali incoraggia gli imprenditori a mantenere i registri. Non è richiesto un metodo specifico di tenuta dei registri, ma è necessario disporre di documentazione sufficiente per verificare eventuali spese o acquisti dichiarati nelle dichiarazioni dei redditi, oltre alla verifica di tutti i redditi aziendali. Organizza le ricevute per anno fiscale e categoria per un facile riferimento futuro.