Per calcolare correttamente le tasse statali federali e applicabili dallo stipendio di un dipendente, il datore di lavoro deve utilizzare i metodi di calcolo imposti dall’agenzia di amministrazione. Il calcolo delle tasse di previdenza sociale e Medicare è abbastanza semplice perché entrambi si basano su percentuali fisse della retribuzione dei dipendenti. Calcolare l’imposta sul reddito federale, e talvolta statale, richiede più tempo perché i calcoli includono molti fattori. Come proprietario di una piccola impresa, puoi scegliere tra una serie di risorse per aiutarti a calcolare con precisione le tasse sugli stipendi.
Software per salari
I pacchetti software per la gestione delle retribuzioni per le piccole imprese automatizzano il sistema di gestione delle retribuzioni e riducono i calcoli manuali. Il software per i salari ha le tabelle delle imposte federali e statali più le aliquote fiscali di Social Security e Medicare incorporate nel sistema. La ritenuta alla fonte della previdenza sociale di un dipendente è calcolata al 4.2% del suo stipendio fino a $ 106,800 per l’anno e la tassa Medicare è calcolata all’1.45% di tutti i suoi stipendi, a partire dal 2011.
La ritenuta alla fonte federale – e in parte statale – si basa sullo stato di deposito e sulle indennità che i dipendenti mettono sui loro moduli W-4 e sulla ritenuta alla fonte statale, oltre alle tabelle delle ritenute fiscali federali e statali. Inserisci semplicemente i salari del dipendente, i dati W-4 e le detrazioni nel software, che calcolerà il salario lordo del dipendente, la ritenuta fiscale, le detrazioni aggiuntive e la paga da portare a casa in base a ciò che inserisci. Se si immettono correttamente i dati del libro paga del dipendente, il software calcolerà le detrazioni fiscali in modo appropriato. Il software inoltre genera rapidamente stipendi e consente il deposito diretto e la stampa W-2.
Risorse federali
Anche se utilizzi un software sui salari per calcolare le tasse sugli stipendi, è comunque una buona idea sapere come calcolare manualmente le detrazioni fiscali. IRS Circular E è la guida fiscale del datore di lavoro, che l’IRS invia ogni anno a ciascun datore di lavoro registrato. La pubblicazione include le tabelle delle ritenute fiscali, che forniscono l’importo della ritenuta alla fonte di un dipendente in base allo stato di deposito, indennità, periodo di paga e stipendio. Ha anche le aliquote fiscali di Social Security e Medicare, la procedura di ritenuta alla fonte per ogni imposta, le tasse del datore di lavoro che sei tenuto a pagare, nonché le linee guida per il pagamento e la dichiarazione di ciascuna tassa. Le aliquote fiscali di Social Security e Medicare e le istruzioni per la presentazione di W-2 sono disponibili sul sito web dell’amministrazione della previdenza sociale.
Risorse statali
Gli Stati che richiedono di trattenere l’imposta sul reddito statale dagli stipendi dei dipendenti generalmente includono le procedure sul sito Web dell’agenzia delle entrate statale. Puoi determinare quale modulo di ritenuta alla fonte i tuoi dipendenti devono compilare e inviarti e le tabelle delle ritenute fiscali ti aiutano a capire l’imposta sul reddito statale. Alcuni stati, come l’Alaska, il New Jersey e la Pennsylvania, richiedono una ritenuta alla fonte statale sulla disoccupazione (vedere riferimenti 4 e 5). È possibile ottenere le procedure di ritenuta alla fonte dall’agenzia statale per la disoccupazione. Se si applica l’imposta sul reddito locale, l’agenzia delle entrate statale di solito include le procedure di ritenuta alla fonte sul suo sito web; in caso contrario, verificare con l’assessore fiscale locale.
Calcolatore dello stipendio
È possibile utilizzare un calcolatore di stipendi online, come PaycheckCity o Paycheck Manager, per calcolare le tasse sui salari dagli stipendi dei dipendenti. Immettere i dati salariali e le detrazioni del dipendente, come lo stato di deposito, le indennità e le condizioni di ritenuta fiscale statale nel calcolatore, che calcolerà i guadagni lordi-netti del dipendente in base alle informazioni immesse. Si noti che non si dovrebbe fare affidamento su questi calcolatori per l’accuratezza, ad esempio per calcolare tasse esatte, buste paga o altri dati finanziari. Tuttavia, possono fornire stime, se necessario.