Spostare un ufficio o una struttura commerciale può essere difficile. Non solo devi trovare un modo per portare tutte le tue apparecchiature in modo sicuro a destinazione, ma devi anche farlo senza interrompere troppo l’attività della tua azienda. Ci si può aspettare una piccola interruzione dell’attività, ma se si pianifica il trasloco in anticipo, è possibile evitare tempi di inattività prolungati che possono costare denaro e possibilmente clienti.
Pianifica in anticipo
Dovresti iniziare il processo di pianificazione almeno 60 giorni prima dell’effettivo giorno del trasloco. Questo ti darà il tempo di modificare tutta la tua carta intestata e le informazioni sui fornitori e darà anche ai tuoi clienti il tempo di modificare i loro record. Mentre pianifichi il tuo trasloco, considera quali reparti devono essere spostati per primi e aggiornati nella nuova posizione il prima possibile. Prendi le tue disposizioni in base alla creazione di tali dipartimenti insieme al passaggio delle utilità e dei servizi di comunicazione. Invia avvisi a tutte le entità con cui intrattieni affari per avvisarli del tuo trasloco, della data in cui il trasloco diventa effettivo e del nuovo indirizzo.
Nomina due coordinatori
Avrai bisogno di qualcuno che coordini l’imballaggio dell’attuale ufficio e il movimento regolare di tutti i reparti, e avrai bisogno di qualcuno che coordini le attrezzature in arrivo e il processo per mettere tutto e tutti a posto nella nuova posizione. Dovrebbero essere due persone separate. Dovendo separare le persone, consenti a ciascuna di concentrarsi su un solo lato del trasloco e questo può rendere più facile per loro coordinare il giorno del trasloco.
Forma i tuoi dipendenti
Un promemoria che comunichi ai dipendenti il nuovo indirizzo della sede e quando devono presentarsi per lavoro non è sufficiente. I tuoi clienti e fornitori avranno domande sulla tua mossa e avrai bisogno che i venditori e il personale addetto alla contabilità fornitori siano in grado di rispondere, o almeno sapere dove possono ottenere informazioni più chiare. Una delle chiavi per ridurre l’impatto negativo di una mossa sulla tua attività è una buona comunicazione con i tuoi dipendenti, i tuoi clienti ei tuoi fornitori.
Finalizza il passaggio in anticipo
Il giorno del trasloco sarà molto frenetico e il tuo obiettivo sarà quello di far alzare i dipendenti e lavorare il prima possibile. Assicurati che tutti gli accordi con le società di servizi e di comunicazione siano completati prima del giorno del trasloco. È necessario sapere esattamente quando avverrà la commutazione delle comunicazioni e quando verranno attivate le nuove utilità. Aspettati un giorno o due di utenze sovrapposte per consentire l’alimentazione in entrambe le posizioni mentre ti muovi.