In qualità di distributore di prodotti promozionali, hai l’opportunità di trattare con centinaia di venditori e fornitori per fornire ai tuoi clienti la varietà di prodotti disponibili nel settore. È fondamentale sviluppare un sistema di contabilità efficace per mantenere organizzati tutti i fornitori e le loro fatture. Anche i venditori su commissione e le fatture scadute possono interrompere il flusso regolare del sistema di contabilità.
Lato fornitura
Secondo Kim Newell, un fornitore di prodotti promozionali che fornisce suggerimenti ai membri dell’Advertising Specialty Institute, faresti meglio a restare con meno fornitori di qualità piuttosto che distribuire i tuoi ordini tra le centinaia di aziende disponibili a cui hai accesso. Costruendo rapporti con i distributori, spesso puoi ottenere offerte migliori e puoi essere certo che i tuoi ordini arrivino in condizioni impeccabili. La tua contabilità sarà più gestibile quando svilupperai da 10 a 15 fornitori di qualità che soddisfano le tue esigenze target e con i quali costruisci un rapporto di lavoro.
Contabilità
Cerca un programma di contabilità che ti offra un sistema di contabilità in partita doppia in modo da non perdere traccia delle tue spese e dei conti da pagare. Il sistema di contabilità in partita doppia richiede di inserire ogni registrazione in un conto sia in debito che in accredito. Una vendita viene registrata come addebito e lo stesso importo viene registrato nel conto del cliente come credito. Il sistema a partita doppia ti consente di bilanciare i tuoi libri mensilmente per assicurarti di non perdere alcun pagamento in sospeso. Utilizza un sistema che contrassegna automaticamente gli account scaduti da più di 30 giorni. I tuoi fornitori di solito richiedono il pagamento entro 30 giorni e non vuoi essere colto a corto di troppe fatture non pagate in sospeso.
Addetti alle vendite
È comune nel settore dei prodotti promozionali utilizzare venditori che lavorano su commissione. Ci sono una serie di vantaggi di contabilità nell’utilizzo di rappresentanti incaricati. Non devi tenere traccia delle loro tasse o trattenere le tasse dalla loro paga. Devi solo tenere traccia dei pagamenti e fornire al rappresentante un 1099 alla fine dell’anno, elencando tutti i pagamenti, le royalty e le commissioni. Anche se non puoi dettare il modo in cui opera un rappresentante incaricato, puoi richiedere che alcuni documenti vengano completati prima di pagarli. Sviluppa un sistema di controlli e contrappesi che si basi su informazioni regolari sull’account del tuo personale di vendita. Richiedi che solo le fatture completate con un deposito saranno accettate prima che venga effettuato un ordine. I tuoi libri diventeranno rapidamente sbilanciati quando effettui ordini per telefono dai rappresentanti di vendita e non ricevi prontamente i documenti di follow-up.
Consegna
Puoi fornire ai clienti di lunga data un po ‘più di libertà di pagamento rispetto ai nuovi clienti, ma tenere conti di credito complica il tuo sistema di contabilità e mette a rischio il tuo flusso di cassa. Sviluppa una chiara politica del credito e seguila il più fedelmente possibile. Nel settore delle specialità pubblicitarie, hai un prodotto che puoi trattenere fino a quando non ricevi il pagamento. Mantieni le tue condizioni di credito il più semplici possibile per evitare incubi di contabilità. Un piano semplice potrebbe richiedere una riduzione del 50% al momento dell’ordine con il pagamento completo alla consegna.