La posta elettronica ha reso più facile restare in contatto con clienti e colleghi. Ma a volte più veloce e più facile porta a meno professionalità. L’email è scritta troppo spesso come se fosse una conversazione invece che una lettera. Mentre le aziende vogliono rimanere in contatto con i propri contatti, devono farlo utilizzando la stessa professionalità che avrebbe se inviassero una lettera cartacea tramite posta tradizionale.
Indirizzi e saluti adeguati
Indicare lo scopo dell’email nella riga dell’oggetto in modo che il destinatario sappia di cosa tratta l’email. Apri la tua lettera con il nome completo del destinatario incluso il suffisso come Mr. John Smith o Dr. Jan Smith. Usare il nome della persona mostra rispetto e professionalità. Includere anche un saluto come “Gentile”. Termina la tua email con “Cordiali saluti” o “Cordiali saluti” e includi il file della tua firma. Il file della firma include il nome completo, il titolo e il nome dell’azienda. Puoi includere la tua email o l’indirizzo del sito web, ma il file della firma non dovrebbe essere più di cinque righe.
Lingua e formattazione
Evita di usare lo slang, il linguaggio del testo, come LOL e altre forme di comunicazione considerate informali. Scrivi frasi complete, chiare e concise usando i verbi attivi. Mantieni la tua lettera dritta al punto. Lo scopo dell’email è che è veloce, quindi non impantanare il lettore in informazioni di cui non ha bisogno. Usa testo normale per scrivere la lettera ed evita di utilizzare formattazioni o caratteri speciali poiché non tutti i programmi di posta elettronica possono visualizzarli correttamente. Non aggiungere allegati senza aver prima verificato che sia a posto con il destinatario.
Compitazione e grammatica
Correggi la tua email prima di inviarla. Usa il controllo ortografico, ma non fare affidamento su di esso per correggere ogni errore. Se hai difficoltà a trovare i tuoi errori di ortografia, chiedi a un collega di verificare la lettera per te. Verifica la presenza di errori di grammatica e sintassi. Può essere utile leggere la lettera ad alta voce per assicurarsi che scorra correttamente.