Le riunioni di lavoro inefficienti fanno perdere tempo e possono persino creare più problemi di comunicazione di quanti ne risolvano. Mantieni le tue riunioni brevi e mirate e usa un’agenda per tenere tutti in pista. Prima di convocare una riunione, avere una chiara comprensione del tuo obiettivo, sia che si tratti di raccogliere opinioni su un possibile progetto o di diffondere informazioni all’intera azienda in una sola volta.
Evita riunioni inutili
Mentre pensi al tuo obiettivo per la riunione imminente, assicurati che non ci sia un modo più semplice per ottenere ciò di cui hai bisogno. Se si tiene una riunione per ottenere opinioni, potrebbe essere più efficiente inviare un sondaggio a livello aziendale tramite e-mail. Prova a pianificare le riunioni solo quando è necessario uno sforzo di gruppo per risolvere un problema. Considera anche il tuo elenco di presenze, limitando la riunione alle sole persone il cui contributo è vitale per il raggiungimento dell’obiettivo desiderato.
Avere un piano scritto
Prima della riunione, scrivi esattamente cosa desideri ottenere chiamando tutti insieme. Suddividi l’obiettivo principale in ogni elemento che deve essere gestito, che si tratti di un rapporto finanziario di un altro dipartimento o di una decisione da prendere su una nuova apparecchiatura per ufficio. Decidi un limite di tempo appropriato per la riunione e assegna questo tempo a ciascuna delle attività della tua agenda. Questo ti aiuta a mantenere il ritmo della riunione mentre comunichi ai partecipanti quanto tempo avranno per sollevare domande o dubbi. Invia in anticipo l’ordine del giorno scritto a ciascun partecipante alla riunione in modo che siano completamente preparati a discutere ogni questione.
Condurre la riunione
Attenersi il più possibile al programma scritto, indirizzando le persone all’ordine del giorno quando la discussione cambia rotta. Gli ausili visivi mantengono l’attenzione su un obiettivo specifico e possono essere utilizzati per impostare il ritmo della riunione. Usa la tua agenda per limitare la quantità di tempo sprecata a discutere di questioni di minore importanza. Alla fine del periodo di tempo assegnato, chiudi la discussione e chiedi un voto immediato, se necessario. Le questioni irrisolte che sono più significative dovrebbero essere presentate per il momento e un’altra riunione riprogrammata per discutere la questione in modo più dettagliato. Non lasciare che la tua riunione si svolga nel tempo perché un nuovo problema si è trasformato in una discussione inaspettata di un’ora. Alla fine della riunione di lavoro, riepilogare eventuali elementi di follow-up e chi è responsabile di ciascuno di essi. Decidi una scadenza per ogni punto e pubblica un riepilogo scritto il prima possibile dopo la riunione per rendere tutti responsabili.