Il tuo capo ti ha dato il compito di scrivere una lettera formale a un’altra azienda, ma per ore hai fissato lo schermo del computer chiedendoti da dove iniziare e cosa scrivere. Non preoccuparti: il blocco dello scrittore di lettere commerciali è comune, soprattutto se è la prima volta che scrivi tu stesso la corrispondenza. Quando si tratta di scrivere lettere commerciali, ricorda che ci sono tre componenti chiave che renderanno la tua lettera di successo: formato corretto, contenuto efficace e buona etichetta.
Formato
Le lettere commerciali hanno una struttura formale, secondo il Centro di scrittura dell’Università del Wisconsin. Seguire il formato standard è importante perché è più facile per il destinatario navigarlo. Ad esempio, se il destinatario desidera vedere la data in cui è stata scritta la lettera, saprà di guardare nell’angolo in alto a destra della pagina. Seguendo un formato standardizzato, puoi evitare che il tuo lettore debba cercare in tutta la lettera per trovare ciò che sta cercando.
Un formato di lettera standard inizia con la data nell’angolo in alto a destra, seguita dal nome e dall’indirizzo postale della persona a cui è destinata la lettera. Il corpo della lettera inizia con un saluto e si trova nella parte centrale della pagina. Il corpo della lettera può essere suddiviso in più paragrafi. In fondo alla pagina c’è il tuo saluto con firma e il tuo nome stampato.
Composizione
Il contenuto della tua lettera è ciò a cui i lettori presteranno maggiore attenzione. Se il contenuto è forte, sarà efficace e susciterà la risposta che stai cercando. Dovrai attirare l’attenzione del tuo lettore sin dall’inizio. È importante essere concisi e arrivare presto al punto della tua lettera, in modo che il lettore capisca il tuo intento.
Rendi il contenuto della lettera coinvolgente e facilmente riconoscibile. Più puoi adattare il contenuto della lettera al destinatario, meglio è. Quando i lettori sentono di potersi relazionare con ciò che stanno leggendo, questo può aumentare l’efficacia del materiale.
galateo
Dovresti seguire le linee guida dell’etichetta quando scrivi lettere alle imprese. Ad esempio, non è appropriato che il tuo saluto sia casuale e amichevole, come il modo in cui potresti parlare con uno dei tuoi amici. Anche se conosci la persona a cui stai scrivendo la lettera, poiché si tratta di un documento commerciale e potrebbe finire in un file da qualche parte, vorrai sempre sembrare professionale e formale.
Praticare una buona etichetta ha anche a che fare con i meccanismi della tua lettera. Ad esempio, ci sono momenti appropriati per mettere in corsivo le parole per creare enfasi, ma non è mai consigliabile digitare le parole in tutte le lettere maiuscole, in quanto ciò potrebbe essere interpretato come un urlo.
È anche importante prestare attenzione al tono della tua lettera. Secondo un articolo del marzo 2007 sull’International Association of Business Communicators – un’organizzazione globale che offre risorse utili per le persone nella comunicazione aziendale – il tono di uno scrittore può essere colto dal lettore, quindi non dovresti mai sembrare gossip, conciso o prepotente nelle tue lettere commerciali. Rileggere le tue lettere prima di inviarle può aiutarti a rilevare eventuali toni inappropriati che potrebbero essere emersi per sbaglio.