La contabilità tradizionale è stata eseguita utilizzando uno dei due sistemi. Contabili e contabili hanno utilizzato i sistemi per calcolare manualmente i libri contabili e presentare i bilanci in conformità con le normative federali. I due sistemi principali esistono ancora nell’era digitale odierna, ma è molto più facile eseguire attività di contabilità per la tua azienda sul computer che a mano. Molti imprenditori scelgono di fare la propria contabilità o affidare il compito a professionisti della contabilità fuori sede.
Sistema a ingresso singolo
Il sistema di contabilità a partita singola viene utilizzato per le aziende che hanno transazioni minime o semplici. Questo sistema registra le vendite in contanti e le spese aziendali pagate quando sostenute. Questo sistema non è tradizionalmente utilizzato per le aziende che hanno conti attivi, debiti o molte transazioni in conto capitale. Le voci di contabilità in questo sistema non corrispondono alle transazioni con i conti corrispondenti, il che può rendere più difficile la tracciabilità dei ricavi e delle spese. In sostanza, il sistema a partita singola è costituito da un giornale di registrazione vendite in contanti, un giornale di registrazione pagamenti in contanti e gli estratti conto bancari. Viene effettuata una registrazione nel giornale di registrazione vendite quando vengono ricevuti i ricavi e viene effettuata una registrazione nel giornale di registrazione esborsi quando viene pagata una spesa. Le voci del diario dovrebbero riconciliarsi con le transazioni del conto bancario.
Sistema a doppia entrata
I sistemi di contabilità in partita doppia vengono utilizzati per le aziende che hanno regolarmente transazioni più complesse. Le aziende che raccolgono entrate tramite crediti e ricevono merci e inventario a credito sono più adatte a questo metodo. Questo sistema registra singole transazioni come voce di entrata o di spesa, quindi crea una seconda voce per tracciare la transazione su un conto corrispondente. Ad esempio, se si riceve un reddito da un cliente, il reddito viene registrato come reddito e tracciato anche sul conto del cliente. Nel caso in cui tu sia sottoposto ad audit o hai bisogno di sapere dove sono stati generati i pagamenti di entrate e uscite, avrai una traccia cartacea per trovare rapidamente le informazioni. Questo sistema utilizza addebiti e crediti, che è il linguaggio del contabile per aumentare e diminuire per ogni conto interessato dalle tue transazioni.
Software di contabilità
Molti proprietari di piccole imprese utilizzano software di contabilità per tenere traccia delle attività finanziarie. Programmi come Quickbooks e Sage, precedentemente Peachtree, utilizzano il sistema di contabilità a partita doppia, ma non è necessario essere esperti nel metodo per utilizzare il software. Questi programmi sono relativamente facili da usare e ti chiedono di inserire le informazioni per completare e registrare le tue transazioni. Esistono varie versioni del software, che vanno dalle capacità di base a quelle professionali, ed è possibile acquistare il software nelle versioni desktop, online o cloud.
Contabilità virtuale
Se l’intera idea dei metodi di contabilità in partita singola e in partita doppia ti fa venire la nausea, potresti trarre vantaggio dai servizi di contabilità virtuale. Un contabile virtuale elimina la necessità di costose tariffe CPA o di un addetto alla contabilità interno. La maggior parte dei contabili virtuali accetta elettronicamente le fatture di vendita, le ricevute di spesa e i libri paga. Il contabile registra le tue transazioni su diari e libri mastri appropriati e ti invia una copia dei tuoi rapporti tramite posta elettronica. I contabili virtuali sono in genere CPA o contabili diplomati che tendono ad avere commissioni inferiori rispetto alle società private di CPA.