I costi del lavoro rappresentano una parte importante dei costi mensili di un’azienda. Le aziende devono mantenere registrazioni accurate per garantire che questi costi vengano rilevati e riportati correttamente. I reparti contabilità e risorse umane in genere mantengono questi record ed eseguono l’elaborazione delle buste paga.
Informazioni sui dipendenti
I responsabili delle risorse umane devono garantire che i registri dei dipendenti dell’azienda siano accurati e adeguatamente conservati. I cambiamenti nello stato civile, indirizzo e ritenuta fiscale sul reddito dovrebbero essere annotati e modificati nel sistema di libro paga dell’azienda o con un amministratore di libro paga di terze parti. Queste informazioni sono necessarie per la ritenuta alla fonte dell’imposta sul reddito e la ritenuta alla fonte dei benefici. La riservatezza delle registrazioni dei dipendenti deve essere mantenuta in ogni momento.
Schede del tempo e orologio
È essenziale che le risorse umane richiedano a tutti i dipendenti orari di documentare adeguatamente le ore lavorate. L’azienda può richiedere a questi dipendenti di utilizzare cartellini o un orologio per registrare queste ore. La verifica delle ore lavorate garantisce la corretta rendicontazione dei costi di manodopera. I dipendenti salariati generalmente non sono tenuti a documentare il proprio orario di lavoro.
Stipendi
Le aziende pagano i propri dipendenti su base regolare (settimanale, bisettimanale o mensile) tramite assegno cartaceo o deposito diretto. Ai dipendenti può o non può essere data l’opportunità di registrarsi per il deposito diretto. I depositi diretti sono utili, poiché danno al dipendente un accesso immediato al proprio denaro e rimuove l’opportunità per il dipendente di perdere o smarrire il proprio stipendio. Oltre a questi utili motivi, le aziende possono aiutare l’ambiente offrendo depositi diretti riducendo la quantità di carta utilizzata per gli stipendi.
Rapporti sui salari e sul lavoro
I datori di lavoro sono tenuti a conservare i loro registri del lavoro e dei salari per almeno tre anni. Queste cifre sono riportate nei loro rendiconti finanziari mensili, nonché alle autorità governative. Vengono riportati i numeri delle forze di lavoro e dei salari, rendendo necessario che questi dati siano il più precisi possibile. I rendiconti dei guadagni salariali forniti al dipendente vengono compilati per l’anno su un modulo W2 che viene segnalato all’Internal Revenue Service ai fini del reporting fiscale. Il dipendente utilizza questi moduli per compilare e presentare la dichiarazione dei redditi.