Nel corso delle transazioni quotidiane, molte aziende notano discrepanze negli importi fatturati e negli importi pagati. Indipendentemente dal fatto che l’importo sia grande o piccolo, il denaro in eccesso rispetto all’importo dovuto appartiene al pagatore. Rivedere le leggi sugli affari e sulla proprietà del tuo stato può aiutarti a gestire correttamente questa situazione.
Avvisa il pagatore
Rimanda alle leggi del tuo stato quando gestisci i pagamenti in eccesso. Se fatturate regolarmente al cliente, ad esempio mensilmente, le leggi statali potrebbero consentirvi di annotare il pagamento in eccesso su una fattura imminente, soprattutto se il cliente ha già sostenuto nuovi addebiti. In caso contrario, invia una lettera al cliente o chiamalo per chiedergli se desidera un credito aggiunto al suo account o un rimborso. Se non hai incassato un pagamento con assegno, rimborsare il denaro può essere facile come annullare l’assegno o distruggerlo su richiesta del cliente.
Emissione di un credito
Se il tuo cliente accetta un credito o le leggi del tuo stato ti consentono di applicarlo automaticamente, sottrai il credito dal denaro dovuto. Ad esempio, se un cliente doveva pagare $ 5 per avere un saldo pari a zero ma ha pagato $ 10, registrerai un credito di $ 5 sul conto del cliente. Quando invii la fattura successiva, puoi sottrarre il credito di $ 5 dal denaro che ti deve. Ad esempio, se attualmente ti deve $ 20, sottrai il credito di $ 5 e invia una fattura per $ 15. Effettuare una registrazione contabile per tenere conto del credito.
Fornisci un rimborso
Le aziende spesso emettono rimborsi per pagamenti in eccesso nello stesso formato del pagamento fornito dal cliente. Ad esempio, se il cliente ha pagato con assegno, è possibile restituire un assegno per il rimborso del pagamento in eccesso. Se ha pagato con carta di credito, invece, di solito puoi emettere un rimborso direttamente sulla carta. Indipendentemente dal modo in cui emetti il rimborso, invia una lettera che includa l’importo del rimborso, il motivo del rimborso e la data in cui lo hai emesso. Quindi conserva una copia per i tuoi archivi.
Denaro non reclamato
Nel caso in cui un cliente non utilizzi mai un credito o incassi un assegno di rimborso, è necessario seguire le leggi sul denaro non reclamato del proprio stato. Ogni stato ha un periodo di tempo specifico che devi attendere prima che un cliente richieda denaro. Una volta trascorso il periodo di tempo, il denaro diventa proprietà non reclamata o abbandonata e deve essere restituito allo Stato. Il tuo stato metterà quindi il denaro a disposizione delle persone che cercano la loro proprietà non reclamata. Rivedi il codice della proprietà del tuo stato e le leggi sulla proprietà non rivendicata per conoscere le normative applicabili nella tua giurisdizione.