Aggiungi un professionista della contabilità efficiente al tuo team senza dover dedicare un altro cubicolo o spazio ufficio con Microsoft Excel. Sebbene Excel non condivida le notizie sui dispositivi di raffreddamento dell’acqua ogni giorno, offre strumenti essenziali per completare molte funzioni di contabilità, tra cui la fatturazione e l’esecuzione di calcoli. Sia che tu voglia semplicemente aggiungere strumenti per aiutare il tuo attuale personale contabile o implementare software in grado di alleviare il peso di alcuni processi fiscali, puoi fare affidamento su Excel per aiutarti a gestire i numeri.
Impostazioni generali
I “libri” di ogni organizzazione sono diversi quanto le persone che gestiscono l’azienda, ma Excel aiuta a rendere più agevole il processo di creazione di un foglio di calcolo per la contabilità generale. Anche se non hai ancora familiarità con il lavoro in Excel, riconoscerai le schede e le barre multifunzione di altri programmi di Microsoft Office come Word e Visio. Per impostare il tuo primo foglio di calcolo di base, fai clic in una cella della griglia e digita al suo interno. Nella maggior parte dei casi, avrai una riga di intestazioni in alto e una colonna di intestazioni in basso a sinistra. Potresti voler creare un foglio di calcolo che copra i tuoi conti fornitori, crediti, investimenti, proprietà, inventario, stipendi e altre cose per tenere traccia di tutto in uno o dedicare un foglio separato per ciascuno. Una volta impostato il tuo primo foglio di lavoro, puoi usarlo come modello e crearne altri da esso.
Modelli
Potresti non voler sostituire il tuo reparto contabilità con Excel, ma la raccolta di modelli di Excel potrebbe essere in grado di far risparmiare ai tuoi contabili un bel po ‘di tempo e fatica. Esplora i modelli disponibili con Excel, disponibili tramite la scheda File, che offre elementi essenziali di contabilità predefiniti tra cui fatture, budget, moduli di ricevuta, rapporti, estratti conto e altri moduli. All’apertura di un modello troverai di tutto, dalle macro ai luoghi in cui puoi semplicemente inserire i dati e spedirli a un cliente o associato. Tutti i modelli in Excel possono essere completamente personalizzati per la tua azienda: non sono un requisito “taglia unica”. Puoi aggiungere il tuo logo e persino uno slogan in modo che il modulo di contabilità assuma un aspetto unico per la tua azienda.
Macro e formule
Sia che utilizzi Excel per popolare semplicemente le celle con i dati o per armeggiare con i calcoli matematici del programma, le macro e le formule possono portare la tua contabilità a un livello superiore. Invece di dover eseguire i calcoli da soli, il che lascia spazio a potenziali errori, puoi programmare Excel – o sfruttare i calcoli inclusi – per eseguirli per te. Nella scheda Formule sono presenti una serie di funzioni chiamate macro, che sono piccole formule che Excel esegue sulle celle designate. Può essere semplice come sommare una riga del contenuto di una cella o complicato in cui è necessario calcolare l’imposta sulle vendite per diversi stati sullo stesso foglio di calcolo. Puoi anche creare e salvare le tue macro e formule, quindi utilizzarle più e più volte per una contabilità più efficiente.
Revisione
Excel offre modi per condividere le informazioni sulla contabilità con il tuo team. Invia una bozza degli ultimi dati contabili e chiedi ai colleghi di contrassegnarla con le loro preoccupazioni utilizzando la funzione di commento, che allega una replica di una nota adesiva per ogni commento. Puoi anche trarre vantaggio da Rileva modifiche, che è simile a un markup su carta in cui i commenti degli editori verranno visualizzati in un colore diverso, comprese le cancellazioni, le aggiunte e le modifiche ai dati sulla griglia. Questo può essere essenziale quando ti imbatti in un grave errore nella contabilità o qualcosa su cui vuoi un altro paio di occhi prima di andare avanti.
Oltre i libri
Sia che tu preferisca visualizzare le informazioni sulla contabilità come infografiche o che tu stia cercando di preparare documenti per le parti interessate e altri revisori, Excel offre più di semplici numeri su una griglia. Facendo clic su uno dei pulsanti dei grafici della scheda Inserisci è possibile trasformare i dati di contabilità in grafici a torta, grafici a barre e altro, il tutto in un paio di clic. Questo può mostrare, ad esempio, il tuo flusso di entrate nell’arco di un anno suddiviso su base mensile, fornendo un’istantanea a colpo d’occhio del rendimento della tua attività. Puoi persino personalizzare i grafici di Excel in base alle preferenze di stile e ai colori della tua azienda, nonché aggiornare l’aspetto dei grafici in qualsiasi momento.
Un altro modo per andare oltre la griglia per la contabilità in Excel è la sua capacità di interfacciarsi con altri programmi. Le informazioni sulla contabilità di Excel possono essere inserite in un documento di Word, ad esempio, tramite il pulsante Oggetto della scheda Inserisci di Word. Aggiungi un foglio di calcolo a un rapporto annuale invece di dover ricreare i dati da zero. Dopo aver inserito un foglio di calcolo, puoi fare doppio clic su di esso e accedere effettivamente a una finestra di Excel all’interno di una finestra e manipolare i dati direttamente da Word.