La gestione del flusso di lavoro è un aspetto critico delle operazioni aziendali. Ciò è particolarmente vero per le organizzazioni 24 ore su 7, XNUMX giorni su XNUMX, come quelle coinvolte nelle operazioni di e-commerce. Più che mai, i lavoratori sono responsabili dei processi del flusso di lavoro utilizzando connessioni mobili come computer portatili e smartphone. Il crescente utilizzo di sistemi di tracciamento automatizzato basati su computer e Web ha creato modifiche significative alle procedure di elaborazione degli ordini che erano formalmente cartacee. I lavoratori ora hanno modi più efficienti per monitorare il flusso degli ordini di lavoro, il che aumenta la capacità delle organizzazioni di accelerare e rispondere alle esigenze dei clienti.
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Identifica le attività standard richieste per completare le varie categorie di ordini all’interno della tua organizzazione. Crea un grafico del flusso di lavoro visivo che illustri gli input e gli output necessari per l’elaborazione di un ordine tipico. Si tratta di un sistema di flusso di lavoro basato sulle attività che sposta il pensiero dal prodotto erogabile dagli individui al coordinamento delle attività lavorative da parte degli individui.
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Crea un sistema di pianificazione per gli ordini di lavoro. La sequenza dei lavori viene utilizzata da un’azienda per stabilire la priorità degli ordini di lavoro e stabilire dove rientrerà un lavoro nel programma di elaborazione degli ordini. Vengono utilizzati vari metodi di pianificazione, come “prima data di scadenza”, “tempo di elaborazione più lungo”, “tempo di elaborazione più breve”, “primo arrivato, primo servito” e “ordine cliente preferito”. Le regole degli ordini di lavoro dovrebbero anche determinare quando utilizzare la categoria di ordini “urgenti”. Determinare la migliore regola di sequenza dei lavori da utilizzare in base alla particolare strategia aziendale dell’organizzazione.
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Sviluppa un sistema di monitoraggio del tempo che registri il tempo in cui gli ordini di lavoro vengono ricevuti. Richiedere al personale di raccolta ordini di inserire informazioni sull’ora, che stabiliscono la responsabilità per i responsabili dell’ordine lungo il continuum di elaborazione dell’ordine. Fornisce inoltre dati che possono essere utilizzati per stimare la quantità media di tempo necessaria per elaborare un ordine lungo ogni punto durante il processo del flusso di lavoro.
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Stabilire un sistema per la registrazione e la notifica alle parti di ritardi o errori nell’elaborazione degli ordini. Includere informazioni descrittive sulla causa dei ritardi degli ordini di lavoro, come i tempi di fermo macchina e altre metriche. Ciò si aggiunge alla cronologia dei lavori per ogni ordine e serve come informazioni utili per valutare le prestazioni aziendali.
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Sviluppare sistemi di reporting che possono essere esportati in base a fattori definiti relativi all’elaborazione dell’ordine. Ad esempio, i report di elaborazione degli ordini potrebbero essere generati in base alla data dell’ordine, alla data di completamento o al lavoratore. Sviluppare e pubblicare report di monitoraggio del tempo per un determinato ordine per la revisione e la valutazione da parte delle parti interessate coinvolte nel processo dell’ordine di lavoro.