La fatturazione manuale consente di aumentare il controllo sull’immissione dei dati, proteggere meglio le informazioni privilegiate ed evitare di dover apprendere software complicati. Sebbene ci siano insidie con le opzioni automatiche e manuali, le piccole imprese con esigenze di fatturazione meno frequenti potrebbero trovare le fatture manuali l’opzione migliore.
Meglio per le piccole imprese
Il software di contabilità è sofisticato ed efficiente, ma può essere costoso e non facile da usare. Se sei una piccola impresa che ha pochissime fatture da elaborare, l’ultimo sistema di fatturazione elettronica potrebbe essere più problematico di quanto valga la pena. Non pagare per un sistema deluxe quando puoi eseguire la fatturazione manuale da solo. Se preferisci saltare l’enorme manuale di istruzioni del programma più recente a favore di fare il lavoro da solo, allora le fatture manuali sono le migliori per te.
Perdita
Un programma software di contabilità, in particolare un’opzione deluxe, controlla completamente le informazioni immesse. Questo può aiutarti a organizzare le tue finanze, ma può anche creare un incubo se qualcosa va storto con il programma o il tuo computer. Un arresto anomalo potrebbe cancellare tutti i tuoi record. È più facile accedere ai record di backup se si utilizzano record cartacei. Se si utilizza l’approccio manuale, conservare le copie cartacee organizzate per mese ed eseguire il backup dei file del computer su un disco rigido. In questo modo, le tue preziose informazioni contabili saranno ben protette e di facile accesso.
Privacy
Le fatture manuali non possono essere violate. Se la privacy è un problema e la fatturazione manuale è un approccio pratico alle tue finanze, rimani al sicuro conservando i tuoi registri su carta, non su un popolare programma software o condiviso su cloud a cui possono accedere terze parti. Se utilizzi un programma online per inviare fatture, stai esponendo informazioni personali che una fattura manuale manterrebbe al sicuro. Riduci l’esposizione ai furti con la fatturazione manuale e sicura.
Facile da riparare
L’immissione dei dati è dove si verificano la maggior parte degli errori nella fatturazione. Se commetti un errore in un complicato programma per computer, potresti avere problemi a tornare indietro per risolverlo. Anche se capisci come modificare i tuoi dati, una regolazione può causare un effetto a catena su tutti i tuoi record, che può causare errori, confusione e semplicemente spreco di tempo. Inoltre, il tentativo di modificare una voce in un programma di contabilità può causare difficoltà durante un audit. Le correzioni in un sistema elettronico possono lasciare una traccia che può apparire sospetta. Hai più controllo sulle correzioni con un sistema manuale.