Se gestisci un’azienda di pulizie, la fatturazione è una componente vitale della tua attività. Non guadagnerai fino a quando non invierai fatture ai tuoi clienti per il lavoro che svolgi. Puoi risparmiare tempo creando un modello di fattura da riutilizzare in seguito. Quando arriva il momento di fatturare di nuovo il cliente, puoi semplicemente inserire i dettagli del lavoro sul tuo modello e la tua nuova fattura sarà pronta per l’invio. Se fatturate i costi di eventuali prodotti per la pulizia direttamente al cliente, includete copie delle ricevute e altra documentazione a supporto degli addebiti.
Informazioni di base
La sezione superiore della fattura dovrebbe includere il nome della società di pulizie, il suo indirizzo, i numeri di telefono e di fax e il logo della società, se ne hai uno. Elenca la data della fattura in alto insieme al numero della fattura. Salta più righe ed elenca il nome del cliente, le informazioni di contatto e il numero ID cliente nel tuo sistema di contabilità. Se fornisci servizi di pulizie commerciali, potresti anche dover elencare il numero dell’ordine di acquisto che hai ricevuto dal tuo cliente. Questo aiuta il cliente ad autorizzare il pagamento della tua fattura più velocemente.
Descrizione
Descrivi tutti i servizi di pulizie che hai svolto per il cliente durante il periodo di fatturazione. Elenca ogni tipo di servizio su una riga separata e includi il maggior numero di dettagli possibile. Indica se il servizio viene fatturato come tariffa fissa o oraria. Per le tariffe orarie, elenca il numero di ore lavorate e moltiplicalo per la tariffa oraria di ciascuna voce. Includere eventuali numeri di costo del lavoro o identificatori di attività utilizzati nel sistema contabile. Totale tutti gli addebiti in fondo a questa sezione.
Termini di pagamento
Specificare i termini di pagamento per questa fattura, ad esempio dovuto al ricevimento, netto 15 o netto 30, i numeri che si riferiscono al numero di giorni che il cliente ha a disposizione per pagare la fattura. Se il cliente ha già pagato una parte della fattura, elenca l’importo del pagamento e sottrailo dall’importo fatturato per trovare il saldo residuo dovuto. Applica eventuali penali o sconti per ritardo al saldo dovuto per trovare l’importo della fattura corrente. Elenca le forme di pagamento accettate dalla tua società di pulizie, come assegno, carta di credito o vaglia. Se offri l’elaborazione dei pagamenti online o tramite telefono, elenca il tuo sito web o il tuo numero di telefono sulla fattura.
Notifiche
Usa la sezione finale della tua fattura per i messaggi ai tuoi clienti. Aggiungi un messaggio di ringraziamento standard in fondo alla fattura per tutti i clienti. Puoi anche utilizzare quest’area per elencare le prossime offerte speciali o eventi promozionali che potrebbero attirare un particolare cliente. Ad esempio, potresti includere un buono sconto per la pulizia delle tende dopo la manutenzione dei tappeti del cliente.