Una mancanza di organizzazione tra le strutture divisionali di un’organizzazione può portare a una diminuzione della produttività, degli sprechi e dei superamenti dei costi. Può anche portare a frustrazione, mancanza di direzione e riduzione del morale. L’istituzione di protocolli organizzativi può aiutare a semplificare i processi e garantire che tutti gli individui in un’organizzazione operino secondo lo stesso insieme di direttive.
Struttura organizzativa
Un organigramma dettagliato può aiutare a identificare le catene di comando e le responsabilità generali, sia per posizione che per divisione o dipartimento. Non solo questo chiarisce la struttura di gestione interna di un’organizzazione, un organigramma altamente dettagliato che include le responsabilità dipartimentali può aiutare tutti i livelli di un’organizzazione a capire chi è responsabile di quali compiti.
Descrizioni dettagliate del lavoro
Mettere a disposizione di tutti in un’organizzazione descrizioni dettagliate delle mansioni può aiutare gli individui, i reparti e i team di lavoro a comprendere non solo gli elementi pertinenti dei propri ruoli, ma anche le responsabilità dei propri colleghi. Questo può aiutare a eliminare i problemi di comunicazione e le incomprensioni, nonché a ridurre la possibilità che individui o divisioni affermino: “Quello non è il mio dipartimento”.
Rappresentanti di divisione assegnati
In una grande organizzazione può essere logisticamente difficile mantenere tutti i membri di una divisione direttamente coinvolti in progetti in corso, riunioni e scambi di informazioni quotidiani. Assegnare rappresentanti di divisione per rappresentare i dipartimenti in questioni diverse può aiutare a focalizzare la comunicazione e l’interazione, alleviare la confusione e facilitare una migliore organizzazione. Ogni rappresentante può essere responsabile di rappresentare gli interessi della sua divisione, fornire notizie e riportare informazioni vitali da altre divisioni.
Condividi obiettivi strategici
Una mancanza di comprensione degli scopi e degli obiettivi organizzativi può portare a confusione e mancanza di direzione tra le divisioni. La trasmissione di strategie a breve e lungo termine e la definizione di obiettivi di divisione specifici in linea con le strategie organizzative del quadro generale possono portare a operazioni più coese e organizzate. I dipartimenti che comprendono come i loro contributi si inseriscono nei piani organizzativi generali sono spesso meglio attrezzati per gestire le loro responsabilità professionali.
Pianificazione del progetto
La pianificazione obbligatoria del progetto e i diagrammi di flusso di lavoro possono aiutare a migliorare l’organizzazione dell’azienda e delle sue divisioni interne. Può anche aiutare a garantire che i budget rimangano in linea, le scadenze rimangano sull’obiettivo e le risorse umane e materiali siano allocate in modo appropriato. La pianificazione del progetto rende responsabili gli individui e le divisioni e crea un sistema di monitoraggio per misurare continuamente l’efficacia di un’organizzazione nel raggiungimento dei suoi obiettivi e obiettivi strategici.
Comunicazione interna
Stabilire protocolli di comunicazione che denotano linee guida su tutto, dalle comunicazioni e-mail interne alle riunioni di reparto, alle riunioni di tutto il personale e alla distribuzione di promemoria aziendali interni e newsletter, consente a tutti di lavorare sulla stessa serie di direttive e semplifica e chiarisce la comunicazione in un modo che può aiutare un’organizzazione eseguire in modo più efficiente.