Il metodo di contabilità per competenza è accettato dai principi contabili generalmente accettati, noti anche come GAAP. Secondo questa metodologia, le entrate e le spese sono rilevate nei libri contabili man mano che si verificano, non quando si scambiano le mani. Questa configurazione può diventare complicata, soprattutto quando si tratta di spese del libro paga. I dipendenti vengono pagati dopo aver svolto il lavoro, ma la spesa viene riconosciuta quando il lavoro viene svolto, non quando vengono distribuiti gli assegni paga.
Informazione richiesta
L’elaborazione delle buste paga è ricca di dettagli ed è necessario raccogliere le informazioni per maturare correttamente le spese del libro paga. Devi sapere qual è il ciclo del libro paga, cioè se è settimanale, bisettimanale o mensile. Dovresti anche identificare quando inizia e finisce l’ultimo libro paga del mese. Ottieni il registro delle buste paga per questo periodo di paga con il reddito lordo totale, le tasse e altre informazioni. A seconda dell’attività, potrebbe essere necessario calcolare e allocare le spese del libro paga per reparto e sarà necessario ottenere il registro delle buste paga classificato per reparto. Nella maggior parte dei casi, non è necessario conoscere i nomi dei dipendenti, ma solo i totali e i totali parziali.
Data limite
L’obiettivo della contabilità per competenza è presentare le informazioni a partire da un determinato periodo di tempo, ad esempio a fine mese o fine anno. Le date limite assicurano che le entrate e le spese siano abbinate in un determinato momento, fornendo informazioni conformi alla metodologia di competenza. Le spese, inclusa la busta paga, sono ripartite tra due periodi: prima e dopo la data limite. Supponiamo che il tuo libro paga settimanale vada dal lunedì alla domenica e che la fine del mese di gennaio cada di giovedì. Le spese per il personale relative al lavoro svolto tra il lunedì e il giovedì devono essere riconosciute a gennaio. Il lavoro svolto dal venerdì alla domenica viene riconosciuto a febbraio.
Calcolo
Il calcolo delle spese per il libro paga per un determinato periodo richiede alcuni passaggi. Supponiamo di avere $ 7,000 come ciclo di retribuzione settimanale totale che inizia il lunedì e termina la domenica. La fine del mese cade di martedì. Quanto dovresti maturare come retribuzione lorda per il mese? La risposta è $ 2,000 per lunedì e martedì, calcolata come segue: $ 7,000 / 7 giorni = $ 1,000 al giorno x 2 giorni a giugno = $ 2,000. Ciò significa che $ 2,000 verranno visualizzati come spese per il mese, non $ 7,000. Se la fine del mese fosse caduta di giovedì, la spesa per il libro paga sarebbe di $ 1,000 x 4 giorni = $ 4,000.
Tasse
Anche le tasse sui salari, come la previdenza sociale e Medicare, vengono stanziate e addebitate. Di solito, le imposte sono rilevate nei propri conti ma vengono riportate insieme al libro paga lordo come voce di una riga nel conto economico. Le tasse sono assegnate in base al reddito lordo. In molti casi, è una configurazione semplice in cui viene applicata una percentuale al reddito lordo per ottenere le spese fiscali. Tuttavia, le tasse si interrompono quando un dipendente raggiunge un certo livello salariale e la percentuale semplice non può più essere utilizzata; invece, le tasse sono assegnate in base ai numeri di libro paga degli individui. Essere consapevoli del fatto che le tasse trattenute dagli assegni sui salari non sono spese: sono riconosciute come passività che devono essere pagate al governo.