I dipendenti che affrontano sfide come emergenze mediche o personali spesso sono giustamente preoccupati quando non hanno abbastanza tempo libero retribuito per continuare a ricevere uno stipendio mentre sono fuori dal lavoro. Per dare ai dipendenti l’opportunità di supportare i propri colleghi nel momento del bisogno, alcuni datori di lavoro creano politiche che consentono ai dipendenti di donare una parte del loro tempo di ferie ad altri dipendenti. Le leggi federali e statali sul lavoro non richiedono tali politiche; tuttavia, un’agenzia del governo federale ha un modello che molti datori di lavoro chiamano best practice per le risorse umane nella definizione di una politica di donazione delle vacanze.
Legge federale
Il Fair Labor Standards Act è una legge federale che regola i salari dei dipendenti, la retribuzione degli straordinari, l’orario di lavoro e la classificazione dei dipendenti come esenti o non esenti. L’atto non richiede che i datori di lavoro paghino i loro lavoratori per il tempo libero dal lavoro, come ferie o ferie retribuite; pertanto, la legge non regola né fornisce linee guida per le politiche sui tempi di ferie dei datori di lavoro. Le politiche per le ferie, comprese le disposizioni per la donazione del tempo di ferie, sono un accordo tra il dipendente e il datore di lavoro.
Leggi statali
Molte leggi statali affrontano gli stessi argomenti della FLSA; tuttavia, nessuno degli stati impone un periodo di ferie. Detto questo, alcune leggi statali richiedono ai datori di lavoro di pagare i dipendenti per le ferie non utilizzate quando si dimettono o vengono licenziati. Ad esempio, i datori di lavoro della California sono tenuti a pagare i dipendenti per le ferie non utilizzate perché la legge statale afferma che le ferie sono le stesse dei salari guadagnati. Tuttavia, né la California né altri stati stabiliscono linee guida per le politiche sulle vacanze sulla donazione del tempo di vacanza.
Requisiti della politica
I datori di lavoro devono valutare attentamente le loro opzioni quando implementano le politiche sulla donazione delle ferie. Mentre donare le ferie è un atto benevolo che aiuta i colleghi nei momenti di bisogno, una cattiva tenuta dei registri può trasformare la politica di donazione in un incubo sui salari. La politica deve essere implementata correttamente e amministrata in modo coerente come vantaggio aggiuntivo per i dipendenti. Le modifiche o le revisioni delle politiche devono essere immediatamente pubblicate e diffuse per evitare confusione o interpretazioni errate.
Opzioni politiche
Prima di attuare una politica delle risorse umane sulla donazione di giorni di ferie, i datori di lavoro devono decidere se istituire una banca per le vacanze della comunità o consentire trasferimenti diretti da dipendente a dipendente. Per una politica di ferie bancarie della comunità, i dipendenti donano ore di ferie alla banca della comunità e i dipendenti che necessitano di ferie retribuite richiedono una parte del tempo di ferie memorizzato. Un’altra opzione è che i dipendenti donino le ferie a un dipendente specifico con una necessità documentata di ferie retribuite, che è ciò che i dipendenti del governo federale sono autorizzati a fare.
Best Practices
Le aziende che progettano la propria politica delle risorse umane sulle donazioni di ferie possono essere saggi per modellare le proprie politiche su quelle consolidate, come la politica del governo federale sulla donazione di ferie. La politica dell’Office of Personnel Management degli Stati Uniti sul trasferimento delle ferie a un altro dipendente prevede che i dipendenti del governo federale assistano i loro colleghi quando hanno bisogno di un congedo di emergenza. La politica di OPM descrive esplicitamente come le ferie – le ferie maturate, come le chiama il governo – vengono trasferite a un dipendente e il processo che i dipendenti utilizzano per ricevere il tempo donato. La politica federale contiene anche disposizioni per le donazioni tra agenzie a membri della famiglia che sono anche dipendenti del governo, nonché regole per la restituzione di ferie non utilizzate al dipendente che ha avviato la donazione.