Con la proliferazione di e-mail, messaggi di testo e social network, molti professionisti hanno dimenticato come formattare correttamente una lettera commerciale. Un corpo scritto in modo chiaro e conciso comunicherà efficacemente il tuo messaggio, ma ciò perde forza e autorità quando lo accoppi con una chiusura scritta male o goffamente. Il rapporto tra quelli corrispondenti detta il tono della chiusura.
Linea di chiusura
Mantieni la linea di chiusura semplice e concisa. Dovrebbe fungere da dichiarazione conclusiva. La chiusura potrebbe ripetere un’offerta o una richiesta di aiuto, fare riferimento a una riunione passata o a un evento futuro o richiedere al destinatario di agire. Potresti includere il tuo numero di telefono e gli orari migliori per chiamare. Alcuni esempi di brevi linee di chiusura sono: Attendo con ansia il nostro incontro la prossima settimana; Per favore contattatemi a vostro piacimento se avete bisogno di ulteriori informazioni; Si prega di compilare il foglio informativo allegato e di restituirlo prima della scadenza della nostra offerta; e la tua pronta attenzione a questo argomento è molto apprezzata.
Chiusura gratuita
Usa una chiusura complementare che rifletta la formalità che desideri trasmettere e la tua familiarità con il lettore. Quando scrivi a un socio in affari con cui corrispondi regolarmente, puoi includere una chiusura gratuita meno formale. Usa una chiusura formale o molto formale per una prima o una seconda corrispondenza, per lettere che chiedono aiuto o per chi offre un prodotto o servizio. Sebbene nessuno possa notare una chiusura gratuita scelta in modo appropriato, tutti noteranno una chiusura inappropriata. In caso di dubbio, sbaglia per lato della cautela; utilizzare una chiusura formale gratuita. Le frasi di chiusura, come molto sinceramente, sinceramente, rispettosamente tuo e rispettoso, sono esempi di chiusure formali lusinghiere. I migliori auguri, cordialmente, saluti e cordiali saluti aggiungono un’atmosfera più informale.
Formato di chiusura
La chiusura complementare dovrebbe apparire due spazi sotto la linea di chiusura. Per le lettere in stampatello, posiziona la chiusura complementare a filo con il margine sinistro. Posizionalo appena a destra del centro o allineato con il margine destro per i formati di lettere modificate o semi-stampate. Digita il tuo nome quattro spazi più in basso rispetto alla chiusura per consentire spazio per una firma. Se la lettera include allegati, digitare Enclosures o Enc. a filo con il margine sinistro, saltando circa 10 righe dopo il tuo nome. Direttamente sotto la notazione dell’allegato, digita CC: e il nome della persona a cui stai inviando una copia di cortesia della lettera.