I dipendenti spesso scrivono lettere ai potenziali clienti per condividere con loro la linea di prodotti o servizi esistenti nella speranza di ottenere una base di clienti più ampia. Le persone in cerca di lavoro scrivono anche lettere commerciali professionali con la speranza di contattare il manager appropriato quando cercano una nuova posizione. Le dichiarazioni di saluto nelle lettere commerciali sono le stesse, nonostante lo scopo: semplice, professionale e formale. Tuttavia, esistono alcune regole, a seconda del tuo rapporto con il destinatario in questione.
Conoscere il ricevitore
Se conosci il destinatario della lettera commerciale, utilizza il nome della persona, incluso un saluto formale. Un esempio è “Caro Thomas”, dove la parola “Caro” è il saluto formale. Usa il nome delle persone solo se le conosci personalmente e spesso le indirizzi per nome. Non utilizzare il nome di persone che conosci o se stai scrivendo a un manager aziendale per cercare lavoro. In questo caso, considera il saluto della lettera commerciale come un destinatario sconosciuto.
Destinatario sconosciuto
Usa un saluto di apertura professionale e formale se non conosci personalmente il destinatario. Usa il formale “Caro” insieme a un titolo e un cognome per mantenere il saluto professionale. Gli esempi includono “Dear Ms. Harrison” e “Dear Mr. Thompson”. Dovresti usare il titolo solo se sei assolutamente sicuro del sesso, perché potresti finire per offendere il lettore se sbagli. Questo tipo di saluto viene utilizzato anche se conosci la persona, ma solo a livello formale, come il tuo manager o il tuo capo.
Alcune situazioni
Ci sono situazioni specifiche in cui è necessario condurre ricerche per ottenere un saluto di apertura accurato per una lettera commerciale. I destinatari di sesso femminile che sono sposati sono indicati come “signora”, mentre quelli che sono single sono “signora” “Signorina” viene utilizzato in sostituzione di “Signora” in alcuni casi, a seconda delle preferenze. Dovresti precisare titoli come professore, rabbino, sorella, capitano, governatore e giudice, per esempio.
Evita i presupposti
Sebbene il nome di una persona possa suonare maschile o femminile, non dare per scontato che sia così aggiungendo “Mr.” o “Signora” come il saluto professionale su una lettera commerciale. Una donna può usare il nome Chris come abbreviazione di Christine, e alcuni uomini hanno nomi femminili, come Ashley e Darcy. Conduci ricerche sul destinatario per assicurarti che il sesso sia corretto nel saluto della tua lettera. Se non riesci a trovare una risposta, usa l’apertura standard “A chi può interessare”.