La tua piccola impresa può perdere denaro pagando troppo per beni e servizi. Ciò accade perché i fornitori a volte emettono una fattura per un importo diverso da quello che pensavi di pagare quando hai accettato per la prima volta un acquisto. Puoi contrastare questo problema stabilendo un processo di abbinamento a tre vie per tutte le tue spese.
Fattura
Quando si riceve una fattura da un fornitore per beni o servizi acquistati, è necessario assicurarsi che la fattura sia accurata. È necessario controllare i calcoli sulla fattura per assicurarsi che il numero di unità moltiplicato per il costo unitario sia corretto. È inoltre necessario verificare se si dispone di un contratto di sconto con il fornitore che non è riportato sulla fattura. Se inavvertitamente paghi più del dovuto, potresti avere difficoltà a riavere i tuoi soldi. Posticipa il pagamento sulla fattura fino a quando non hai avuto il tempo di verificarne l’accuratezza confrontandola con altri documenti.
Ordine di acquisto
La tua azienda dovrebbe disporre di una procedura per l’emissione di ordini di acquisto. Ciò consente a un manager di dare l’approvazione per gli articoli acquistati, nonché l’importo da pagare per tali articoli. Ogni reparto che desidera effettuare un acquisto deve inviare i dettagli all’ufficio acquisti, anche se quel reparto è composto solo da te. Prima di compilare o firmare un ordine di acquisto, tu o il tuo responsabile degli acquisti dovreste controllare i record dell’inventario per verificare che l’acquisto sia necessario, controllare il prezzo degli articoli per assicurarvi che siano in linea con il contratto del fornitore e approvare i termini del pagamento, come il pagamento in contrassegno o un periodo di pagamento di 30 giorni.
Documenti di spedizione
Quando la spedizione arriva, deve essere accompagnata da una ricevuta che attesti cosa è stato spedito e dettagli del costo. Se nel presente documento sono incluse le spese di spedizione, queste devono essere separate separatamente dal costo della merce stessa. Questo documento deve essere una ricevuta, non una distinta di imballaggio. Una distinta di imballaggio spiega semplicemente cosa è stato spedito. Una ricevuta mostra l’importo dell’acquisto.
Abbina tutti e tre i documenti
Abbina le tue fatture agli ordini di acquisto e alle ricevute di spedizione. Tutti i numeri dovrebbero corrispondere esattamente. Se trovi una discrepanza, devi riconciliare i documenti. Annullare le spese di spedizione dai numeri sulla ricevuta di spedizione in modo da poter vedere il costo effettivo della merce. Se la fattura continua a non corrispondere, contattare il venditore per far correggere il problema.