Esamina i processi di contabilità fornitori in cinque diverse attività e probabilmente troverai cinque diversi modi per gestire i pagamenti dei rimborsi di fornitori e dipendenti. Le pratiche di contabilità fornitori possono variare su qualsiasi cosa, dai requisiti di corrispondenza ai livelli di tolleranza per l’elaborazione della varianza. Tuttavia, alcuni principi generalmente accettati definiscono i metodi di base disponibili. La comprensione di queste pratiche consente ai manager di determinare quali processi di contabilità fornitori sarebbero più appropriati per la loro attività.
Partita a due vie
Il processo di abbinamento dei conti da pagare a due vie è più adatto per i pagamenti ricorrenti. Un ordine di acquisto viene scritto per un numero di pagamenti a un determinato importo entro un periodo di tempo specifico. Non è richiesto alcun documento di ricezione e tutte le fatture vengono pagate quando presentate alla o dopo la data di scadenza dell’ordine di acquisto e fino al valore totale dell’ordine di acquisto. I pagamenti mensili fissi come l’affitto o servizi programmati come la manutenzione del paesaggio sono buoni candidati per questo metodo.
Partita a tre vie
Generalmente utilizzata per le merci consegnate fisicamente, una corrispondenza a tre vie confronta una fattura con un contratto di ordine di acquisto e le merci effettivamente ricevute. Se tutti e tre gli elementi corrispondono, viene registrata una passività e il pagamento viene pianificato entro i giorni di pagamento dell’ordine di acquisto netto. Ad esempio, se un ordine di acquisto richiede 100 pezzi a $ 10 per pezzo entro il 1 ° maggio e una consegna di 100 pezzi viene effettuata il 30 aprile con termini di pagamento di 30 netti, una fattura successiva presentata per $ 1,000 sarà programmata per il pagamento a maggio 31. I documenti che non corrispondono vengono rifiutati o richiedono un’approvazione speciale per gli scostamenti di pagamento. Questo processo di verifica a tre vie ha lo scopo di fornire controlli rigorosi sui pagamenti.
Partita a quattro vie
Il processo di abbinamento a quattro vie è lo stesso del metodo di abbinamento a tre vie, con l’aggiunta dell’ispezione del materiale. Una volta che le merci sono arrivate, vengono ispezionate per confermare la conformità con le specifiche dell’ordine di acquisto. Se le merci superano l’ispezione, la fattura, l’ordine di acquisto, la ricevuta e i documenti di ispezione vengono abbinati per l’elaborazione del pagamento entro i termini di pagamento netto. Questa è la procedura di contabilità fornitori che richiede più tempo e dovrebbe essere utilizzata solo quando è necessaria una verifica ispettiva rigorosa.
Paga al ricevimento entro i termini netti
Il principio di base del pagamento al ricevimento entro termini netti imposta l’ordine di acquisto tra due parti come documento guida per il pagamento; pertanto, l’abbinamento delle fatture non è richiesto. Una volta ricevuto il prodotto, viene registrata una passività contabile automatizzata e programmata per il pagamento entro i termini netti direttamente dall’ordine di acquisto. Poiché le fatture non vengono utilizzate per la verifica del prezzo unitario, è imperativo che siano in atto controlli di qualità rigorosi durante la scrittura dell’ordine di acquisto, poiché il pagamento verrà programmato al prezzo esatto nel contratto di acquisto.
Nessuna corrispondenza con il pagamento della fattura approvato
Per pagamenti di fatture ad hoc o rimborsi ai dipendenti, molte aziende utilizzano un metodo di non corrispondenza che richiede solo l’autorità di firma appropriata per registrare una fattura per il pagamento entro i termini stabiliti. Esempi di questi tipi di pagamenti sarebbero i rimborsi di viaggio dei dipendenti o le fatture presentate da un consulente per un primo incontro. Questa politica aperta richiede un rigoroso controllo delle firme per prevenire il rischio di pagamenti fraudolenti.
Tolleranza ed elaborazione dei pagamenti
Oltre all’abbinamento, è possibile istituire altri processi di contabilità fornitori per impostare tolleranze per l’elaborazione degli scostamenti nel costo unitario, nella quantità e nelle date di scadenza. Ad esempio, le tolleranze di ricevimento della quantità possono essere impostate per consentire una variazione del 10%, consentendo così il pagamento di 110 pezzi rispetto a un ordine di acquisto originariamente scritto per la consegna di una quantità di 100. Tolleranze simili possono essere scritte per la data di consegna o le variazioni dei costi – o qualsiasi altra combinazione di tolleranze o politiche di abbinamento adeguate per una determinata attività.