Gli utenti di piccole imprese di QuickBooks possono raramente, se non mai, aver bisogno di inserire una voce di diario nei loro libri. Una registrazione prima nota divide una transazione in due parti, registrando un addebito per un conto e un importo uguale come credito per un altro conto, per mantenere un saldo nello stato patrimoniale delle attività, delle passività e del patrimonio netto della società. È possibile utilizzare registrazioni a giornale per transazioni bancarie o di conto.
Voci di giornale in background
Puoi gestire le voci delle transazioni quotidiane in QuickBooks utilizzando fatture, fatture, assegni e altri moduli familiari. Quando compili questi moduli, tuttavia, QuickBooks registra una voce di diario in background. Se si riceve un pagamento da un cliente e si compila il modulo “Ricevi pagamenti”, QuickBooks detrae l’importo dalla contabilità clienti e può aggiungere l’importo a fondi non depositati oa un conto bancario.
Transazioni nei conti di stato patrimoniale
Se inserisci una transazione direttamente nel registro di un conto bancario, QuickBooks etichetta automaticamente la transazione come “GENJRNL” e la elenca come “giornale di registrazione generale” nei rapporti sulle transazioni. QuickBooks può eseguire questa operazione per le transazioni immesse direttamente nei registri dei conti di attività, passività e capitale che costituiscono i conti di bilancio. Il tuo commercialista alla fine del tuo anno fiscale potrebbe chiederti di utilizzare le voci del diario per apportare modifiche ai tuoi conti, in particolare se devi trasferire denaro da un conto a un altro.
Utilizzo dei moduli di registrazione a giornale
Aprire la finestra della registrazione a giornale selezionando “Crea registrazioni a giornale” nel menu “Società”. Immettere la data e, se non è presente alcun numero nella “Voce n.” campo, immettere un numero. QuickBooks numera automaticamente le voci successive. Per le righe di distribuzione, inserisci il primo conto per la tua transazione. Se la transazione riguarda una contabilità clienti o una contabilità fornitori, inserisci prima tale conto. Immettere un importo nella colonna di debito o credito appropriata. Immettere una seconda riga di distribuzione con un account necessario per bilanciare la transazione. L’importo nella colonna del debito deve essere uguale al totale nella colonna del credito.
Bilanciamento dei conti
Quando si utilizzano registrazioni a giornale, è necessario essere certi di quali conti ricevono i lati in dare e in avere delle transazioni. In caso di dubbi, consultare un contabile per consigli su quali account utilizzare.