Le fatture in contanti e le ricevute ufficiali sono fondamentali per mantenere registrazioni contabili accurate e dichiarare le tasse alla fine dell’anno. Sebbene sia le fatture che le ricevute rappresentino uno scambio di denaro, l’orario dello scambio e le informazioni rappresentate sui documenti sono diversi. Le ricevute ufficiali, come le fatture, sono ricevute stampate su carta intestata aziendale con l’autorizzazione di un responsabile. Le fatture e le ricevute sono necessarie a qualsiasi azienda che vende beni o servizi a scopo di lucro.
Registrazione
Una società registra fatture in contanti e ricevute ufficiali in diverse parti della contabilità generale quando le riceve. Poiché le fatture in contanti sono una promessa di pagamento in futuro, la società le registra nella sezione Contabilità fornitori o Contabilità clienti della contabilità generale. L’azienda registra immediatamente le ricevute ufficiali nell’apposito conto spese perché le ricevute avvengono solo quando il denaro viene effettivamente scambiato di mano. Ad esempio, se un’azienda paga $ 100,000 in contanti per un tratto di terreno e riceve una ricevuta, sottrae immediatamente la spesa di $ 100,000 dal patrimonio.
Informazioni
Le informazioni sulle fatture in contanti sono in genere molto più dettagliate di quelle sulle ricevute. Le fatture di solito elencano il nome del venditore, una descrizione dettagliata dei beni o servizi, la data, l’importo sulla fattura, il numero di identificazione fiscale del venditore ed eventualmente una firma di un account manager che approva la spesa. Le ricevute ufficiali in genere elencano solo una breve descrizione della merce, la data, l’importo pagato e il nome del venditore.
Documenti fiscali
L’Internal Revenue Service è specifico per quanto riguarda la prova accettabile di spese e proventi da operazioni aziendali. L’IRS generalmente considera le ricevute ufficiali come una prova adeguata dell’avvenuta spesa. Tuttavia, le fatture in contanti possono essere esaminate dai revisori dell’IRS se non esistono prove, come la firma di un manager, che la fattura sia stata pagata. Poiché le fatture sono una richiesta di pagamento piuttosto che una prova di pagamento, un’azienda deve eseguire ulteriori azioni per dimostrare che la fattura è stata effettivamente pagata.
Metodo di contabilità
Le aziende utilizzano due diversi metodi di contabilità per operare: contabilità in contanti e contabilità per competenza. Sia le attività basate sul contante che quelle basate sulla competenza possono accettare ricevute ufficiali durante il corso delle operazioni. Tuttavia, solo le aziende basate sulla competenza possono accettare fatture in contanti. Le aziende basate sulla competenza hanno conti fornitori e hanno la possibilità di registrare le transazioni di fatture in contanti nella sezione contabilità fornitori della loro contabilità generale. Poiché le aziende con contabilità in contanti non dispongono di una contabilità fornitori, non possono accettare fatture in contanti.