Le spese aziendali sono detrazioni ammissibili ai fini fiscali quando soddisfano i criteri dell’Internal Revenue Service di “ordinaria e necessaria”. Entrambe le condizioni devono essere applicate ai sensi della Sezione 162 (a) dell’Internal Revenue Code per qualificarsi come spese aziendali completamente deducibili. Pertanto, è possibile ottenere benefici personali dalle spese aziendali purché le spese soddisfino i criteri IRS delle spese aziendali ordinarie e necessarie.
Ordinario e necessario
L’IRS definisce le spese aziendali ordinarie come “comuni e accettate nel tuo commercio o attività”. Le spese aziendali che sono “utili e appropriate per il tuo commercio o attività” sono spese aziendali necessarie. Non è necessario che una spesa sia “indispensabile” per il tuo commercio o attività; è sufficiente che sia solo utile e appropriato, afferma l’IRS. I fatti e le circostanze che circondano le spese, nonché le intenzioni dei dichiaranti fiscali, sono indicatori comuni utilizzati dall’IRS nel valutare la validità delle spese aziendali. Pertanto, usa il buon senso quando dichiari le spese come spese aziendali.
Aree grigie
Le spese aziendali ordinarie e necessarie sono evidenti nella maggior parte delle situazioni aziendali. Poiché l’IRS generalmente non fornisce una guida rigorosa su ciò che è consentito, le aree grigie che comportano spese insolite, personali e apparentemente eccessive possono rivelarsi complicate e innescare un esame più attento delle dichiarazioni dei redditi. È in queste aree grigie che il buon giudizio diventa particolarmente pertinente. In caso di dubbio, rivolgiti a un consulente fiscale.
I viaggi d’affari, perché a volte comportano spese personali inammissibili, sono un’eccezione alla mancanza di guida IRS. Di conseguenza, l’IRS fornisce una guida chiara per i viaggi d’affari e l’intrattenimento con “Pubblicazione 463 (2012), Viaggi, intrattenimento, regali e spese per auto” allo scopo specifico di frenare gli abusi.
Il test della risata
Nei casi in cui l’IRS non fornisce indicazioni specifiche sulle spese aziendali, i consulenti finanziari applicano spesso il “test della risata”. Il test della risata si riferisce alla tua capacità di richiedere una spesa aziendale senza riderci sopra. Il noleggio di un jet per un tour di concerti in più città è probabilmente una spesa aziendale ordinaria e necessaria per una mega-rock star. Probabilmente non supererebbe la prova della risata se il proprietario di un ristorante di polli a Seattle avesse affittato un jet per vedere il suo fornitore di polli a Gainesville, in Georgia.
L’IRS è sempre diligente per i marcatori del test della risata quando si tratta di deduzioni inammissibili che sono chiaramente personali. Ad esempio, pagare a tua figlia, che è assente al college, una parcella da consulente di $ 30,000 per la tua attività di fornitura di impianti idraulici probabilmente attiverebbe una lettera dall’IRS.
Altre categorie di spese aziendali
La gestione di un’impresa comporta altre spese che è necessario separare dalle “spese aziendali”, afferma l’IRS. Queste includono le spese utilizzate per calcolare il costo delle merci vendute e le spese in conto capitale. Il costo delle merci vendute riduce la cifra delle vendite lorde per arrivare a un importo di profitto lordo. Le componenti di spesa tipiche sono le materie prime e il trasporto, lo stoccaggio, i costi diretti del lavoro e le spese generali di fabbrica.
L’IRS consente l’ammortamento e l’ammortamento delle spese di capitale, che includono alcuni costi di avvio, immobilizzazioni aziendali come strutture e attrezzature e miglioramenti alle immobilizzazioni.
Numerose fonti di fogli di lavoro e modelli gratuiti per le spese aziendali sono disponibili online. Ad esempio, Microsoft offre un modello di spesa per piccole imprese scaricabile gratuitamente compatibile con il software Excel sul suo sito Web. È inoltre possibile trovare informazioni dettagliate sulle spese aziendali nella “Pubblicazione 535 (2012) dell’IRS, Spese aziendali”.