La posta elettronica è vitale per fare affari oggi come il telefono. Ma come ogni forma di comunicazione, la posta elettronica può essere oggetto di abuso. Le aziende dovrebbero avere una politica di posta elettronica che definisca l’abuso e le conseguenze dell’abuso di posta elettronica. Le cose che un dipendente dice via e-mail possono riflettersi negativamente sull’azienda e persino lasciare la tua azienda aperta a cause legali.
Privacy
Alcuni dipendenti sostengono che la loro posta elettronica è la loro comunicazione privata, ma già nel 1998, alla quarta conferenza internazionale sulle questioni etiche dell’informatica, gli esperti in materia definivano le e-mail fatte durante l’orario aziendale sulle apparecchiature aziendali dai dipendenti dell’azienda come azienda proprietà. Sebbene i datori di lavoro accettino che una certa quantità di e-mail personali verrà inviata al lavoro, ciò non dovrebbe interferire con il lavoro, così come le telefonate personali potrebbero interferire con il lavoro. I datori di lavoro dovrebbero consigliare al proprio personale di non trasmettere mai nella propria e-mail di lavoro nulla che non vorrebbe che i propri colleghi e supervisori vedessero.
molestia
La posta elettronica può essere una fonte di messaggi molesti, dai dipendenti ai colleghi, dai dipendenti ai supervisori o dai supervisori ai dipendenti. La Federal Communications Commission elenca le comunicazioni e-mail indesiderate come una forma di molestia sul posto di lavoro. Le e-mail sessualmente allusive, blasfeme o offensive dovrebbero essere motivo di azione disciplinare, inclusa la risoluzione. Questi tipi di comunicazioni sono forme di molestia particolarmente schiaccianti, perché creano un record che può essere utilizzato come prova in un’azione legale. In questo tipo di abuso di posta elettronica sono incluse cose come fare proposte a un lavoratore o inviare battute, cartoni animati e altri articoli razzisti o sessualmente offensivi tramite la posta elettronica dell’ufficio.
riservatezza
Molte aziende chiedono ai dipendenti di firmare accordi di riservatezza. L’inoltro di promemoria aziendali, rapporti o altre informazioni riservate ad altri esterni all’azienda potrebbe essere considerato una violazione di tale riservatezza. Se l’intento alla base di tali inoltri è criminale, come inviare segreti aziendali a un concorrente, o semplicemente sconsiderato, come condividere un promemoria di riunione con gli amici, i datori di lavoro dovrebbero sottolineare l’importanza di mantenere le e-mail tra uffici all’interno dell’ufficio.
Altri abusi
Il furto della password di posta elettronica di qualcun altro o l’hacking di account di posta elettronica sicuri al lavoro sono altri esempi meno comuni di abuso della posta elettronica. A seconda di ciò che la persona che viola l’account e-mail fa con le informazioni che ottiene, l’hacker potrebbe essere soggetto ad accuse penali. Crittografare la posta elettronica e incoraggiare i dipendenti a modificare regolarmente le password e a mantenerle al sicuro può aiutare a prevenire questo tipo di abuso di posta elettronica.