L’email aziendale ha molti scopi quando viene inviata in merito a un ordine impreciso. Serve come documento legale, scuse e risoluzione. Tenta di correggere l’inesattezza, pur mantenendo il cliente. Un’e-mail efficace fornisce informazioni chiare e procedure raggiungibili che guidano il cliente senza intoppi attraverso il processo di risoluzione dell’ordine.
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Considera l’e-mail come una copia cartacea elettronica. Includi tutti gli elementi formali di una lettera commerciale standard nella tua email aziendale. Elenca la data della risposta e seguila con il numero d’ordine applicabile e un saluto professionale, come “Gentile Dr. A. Smith” o “Gentile signor John F. Smith”.
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Usa il primo paragrafo della tua email per fornire una breve introduzione. Presentati, delinea le informazioni dell’ordine e assicurati al cliente che l’imprecisione verrà corretta.
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Spiegare le specifiche dell’ordine nei paragrafi seguenti. Elenca le informazioni sul prodotto che il cliente avrebbe dovuto ricevere rispetto a quanto effettivamente emesso. Spiegare le opzioni disponibili per risolvere l’ordine impreciso e i passaggi che l’azienda intraprenderà per accelerare la risoluzione, come la spedizione espressa o la consegna in giornata. Sii chiaro e cortese.
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Usa gli ultimi paragrafi per mostrare apprezzamento. Ringrazia il cliente per la sua attività e pazienza. Fornire le informazioni di contatto e l’orario lavorativo del rappresentante o del dipartimento che può assistere il cliente in caso di domande e dubbi. Ricordare al cliente di fare riferimento al numero d’ordine quando si contatta il reparto per domande e dubbi.
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Termina l’email aziendale con una chiusura professionale, ad esempio “Saluti” o un semplice “Grazie”. Assicurati che la tua firma includa il titolo della tua attività e le informazioni di contatto, se sono diverse dalle informazioni incluse nel paragrafo di chiusura.
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Usa un formato in stile blocco per la tua e-mail, con tutto il testo che inizia a filo sul margine sinistro. Usa un carattere e una dimensione facili da leggere, come Times New Roman 12 o Arial 10, e includi doppi spazi tra ogni paragrafo.