La gestione del tempo è essenziale in qualsiasi piccola impresa. Ciò è particolarmente vero se trovi quasi impossibile completare il tuo lavoro entro un determinato periodo di tempo o se sei incline alla distrazione. La creazione di un registro di gestione del tempo ti aiuterà a individuare potenziali aree che necessitano di miglioramenti, oltre a darti uno sguardo visivo su come trascorri il tuo tempo ogni giorno. Un registro di gestione del tempo è uno strumento inestimabile per dipendenti, manager e imprenditori.
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Disegna un esempio di giornata su un foglio di carta. Puoi usare la carta millimetrata e farlo a mano o, se preferisci, utilizzare un software di gestione del tempo. Usa una pagina al giorno.
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Elenca le tue attività quotidiane nella parte superiore del foglio. Ogni attività dovrebbe avere la propria colonna. Ad esempio, se la tua giornata tipo prevede il controllo della posta elettronica, la raccolta di documenti, la preparazione della corrispondenza o l’esecuzione di attività importanti, ciascuna di esse dovrebbe avere la propria colonna. Attività semplici come rispondere al telefono non dovrebbero essere incluse a meno che ciò non sia parte integrante del tuo lavoro. Crea una colonna alla fine della riga delle attività per i perditempo.
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Pianifica le tue ore sul lato di questa tabella. Ogni blocco di ore trascorse al lavoro dovrebbe avere una propria riga. Se necessario, suddividilo in blocchi di mezz’ora a seconda del tuo lavoro e quando normalmente pianifichi le tue attività. Inizia con l’ora in cui inizi a lavorare e aggiungi tutte le righe necessarie per la tua giornata lavorativa. Se vuoi, puoi lasciare fuori l’ora del pranzo o semplicemente bloccare ogni quadrato per quel periodo della giornata.
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Registra le tue attività durante il giorno. Ogni volta che lavori su un’attività, compila il blocco orario che corrisponde a quell’attività. Se inizi più tardi nell’ora, compila solo una parte del blocco. Fallo ogni giorno per cinque giorni, utilizzando un nuovo foglio per ogni giorno per determinare il tempo medio impiegato per ciascuna delle tue attività.
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Registra il tempo sprecato sul tuo grafico. Se trascorri del tempo durante la giornata navigando online, leggendo e-mail personali o non svolgendo le attività previste, sii onesto con te stesso e registra anche questa volta. Usa la colonna che hai dedicato ai perditempo per riempire le ore o le mezze ore trascorse a svolgere queste attività.
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Interpreta i dati per vedere quanto tempo dedichi al lavoro, quanto tempo impiega in media ciascuna delle tue attività e quanto tempo sprechi ogni giorno. Questi risultati ti aiuteranno a pianificare le tue giornate in modo appropriato, assegnando tempo sufficiente per ogni compito dato e riducendo la quantità di tempo che sprechi.