Non è necessario un software costoso o un orologio per tenere traccia delle ore dei dipendenti se si dispone di Microsoft Excel. Puoi creare cartellini presenze per ogni lavoratore in pochi minuti utilizzando un modello offerto nella visualizzazione Backstage. Il modello di scheda oraria di base include formule che calcoleranno immediatamente le ore lavorate e la retribuzione totale, a condizione che i dati vengano inseriti correttamente. È inoltre possibile modificare il modello per adattarlo alle proprie esigenze specifiche, ad esempio includere informazioni aggiuntive o persino modificare l’aspetto.
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Avvia Excel e fai clic sulla scheda “File” per aprire la visualizzazione Backstage. Fare clic su “Nuovo” nel riquadro di sinistra. Fai clic su “Fogli presenze” in Modelli Office.com. Fare clic su “Time Card” e quindi fare clic sul pulsante “Download”. Il modello Time Card si apre come un nuovo foglio di lavoro Excel.
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Modificare uno qualsiasi dei campi nella sezione delle informazioni sui dipendenti facendo clic sul testo che si desidera modificare e digitando su di esso. Ad esempio, potresti voler cambiare “Telefono dipendente” in “ID dipendente”. Fare clic all’interno della cella B1 e digitare il nome della propria attività, se lo si desidera.
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Digitare le informazioni sul dipendente e sul datore di lavoro nelle righe appropriate. Ad esempio, fare clic nella cella C7 e digitare il nome del dipendente; digita il nome del manager nella cella G7.
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Digitare la data in cui termina il periodo di pagamento nella cella C16. Il modello aggiorna automaticamente il cartellino con le date appropriate per la settimana. Immettere il tasso di retribuzione standard del dipendente nella cella D29. Digitare gli straordinari, l’indennità di malattia e le indennità di ferie del dipendente nelle celle E29, F29 e G29, rispettivamente.
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Immettere il numero di ore lavorate ogni giorno dal dipendente nella cella corrispondente. Ad esempio, se il dipendente ha lavorato 10 ore e due ore erano straordinarie, si digiterà “8” nella colonna delle ore regolari e “2” in straordinario. Excel calcola il numero totale di ore lavorate e la retribuzione totale per la settimana.
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Modificare l’aspetto del cartellino, se lo si desidera. Fare clic sulla scheda “Layout di pagina” e selezionare “Temi” nel gruppo Temi. Scegli un tema che desideri utilizzare, che modificherà i colori, i caratteri e gli effetti del modello. Premi “Ctrl-S” per salvare il cartellino come cartella di lavoro prima di chiuderlo.