Non è un segreto che la tecnologia possa aiutare a mantenere i dipendenti in attività e migliorare le loro capacità di gestione del tempo: immagina solo il tempo necessario per inviare un messaggio a qualcuno tramite il servizio postale, rispetto alla gratificazione immediata dell’email. Ma mentre cerchi di scoprire l’importanza della tecnologia sulla gestione del tempo, devi anche esaminare i modi per assicurarti che la tecnologia non si intrometta.
lavoro d’ufficio
Immaginate i cumuli di carta che erano soliti sporcare gli uffici di contabili, giornali e quasi tutte le altre attività. Con l’avvento della tecnologia, non c’è più bisogno di tutto quel casino, che richiede la catalogazione manuale per trovare il pezzo giusto. La tecnologia, inclusa anche la posta elettronica o il software di elaborazione testi più elementari, ci consente di mantenere le stesse informazioni in un formato digitale e, soprattutto, ci consente di cercarle per titolo e parola chiave in modo che siano presenti quando ne abbiamo bisogno. La capacità di trovare rapidamente le informazioni quando ne abbiamo bisogno fa risparmiare molto tempo.
Calendari
Molte aziende e individui trovano un grande successo nella gestione del tempo utilizzando la pianificazione online, i calendari e la tecnologia dell’orologio. Un calendario conservato su un dispositivo personale come un iPhone o un BlackBerry può essere sincronizzato con un calendario aziendale o aziendale più grande, risparmiando così tempo nell’inserire le informazioni in più posizioni o dover informare i colleghi sulla tua posizione. Utilizzando questi strumenti, gli altri lavoratori sanno quando sei dentro o fuori dall’ufficio, quando hai organizzato una riunione e altre informazioni che impediscono loro di perdere tempo a rintracciarti.
Le sfide
Non c’è dubbio che il numero di strumenti per la produttività e la pianificazione disponibili sia molti, infatti possono essere così tanti che la tecnologia stessa può ostacolare la produttività. Secondo uno studio della società di ricerca Basex, la capacità di attenzione media dei lavoratori è di circa tre minuti, quindi la sfida qui è usare gli strumenti che si hanno in modo appropriato ed essere consapevoli dei perditempo camuffati da strumenti di gestione del tempo. Ad esempio, se utilizzi Tweet o Messaggi istantanei per inviare note ai colleghi, non farti prendere dalla lettura dei tweet o dei messaggi istantanei di un gruppo di persone che non hanno nulla a che fare con l’attività a mano. Basta usare lo strumento per lo scopo relativo al lavoro.
Modi per migliorare
È importante tenere a mente alcune cose per fare in modo che i tuoi strumenti non finiscano per costarti ancora più tempo. Innanzitutto, a meno che tu non sia un’azienda specializzata nel rimanere all’avanguardia della tecnologia, non essere il primo a provare un nuovo strumento tecnologico. I nuovi programmi, a volte chiamati versioni beta, sono spesso pieni di bug che devono essere risolti dal primo gruppo di utenti. Attendi invece una versione successiva di quella tecnologia. Sviluppa anche un piano di gestione del tempo per te e per gli altri lavoratori. Pianifica i tuoi giorni nello stesso modo in cui pianifichi il tuo calendario giornaliero; decidi quanto tempo dedicherai alla posta elettronica, a Facebook e alla lettura delle notizie e mantieniti con quei tempi. Pianifica anche una valutazione regolare di cosa funziona e cosa no; non vuoi mantenere una tecnologia in giro se in realtà ti costa più tempo.