Le valutazioni delle prestazioni sono revisioni annuali delle prestazioni di un dipendente rispetto a set di criteri predeterminati. Dimostrano quanto le prestazioni del dipendente siano vicine a quelle ottimali e quanto siano efficaci nell’aiutare l’organizzazione a raggiungere i suoi obiettivi principali. I rilanci e i bonus vengono calcolati in base ai risultati. Il metodo grafico traccia le prestazioni in ciascun criterio come un numero su un grafico. Il metodo grafico è l’approccio tradizionale alla valutazione delle prestazioni ed è ancora ampiamente utilizzato a causa della chiarezza del risultato finale. Sia il datore di lavoro che il dipendente devono solo dare un’occhiata al grafico per sapere quali aree di prestazione sono esemplari, standard o necessitano di miglioramento.
1
Formulare un processo di revisione delle prestazioni completo e giuridicamente valido. Secondo Carter McNamara, MBA, Ph.D., di Authenticity Consulting, LLC e autore di “Field Guide to Leadership and Supervision”, la valutazione deve essere specifica del lavoro e condotta da qualcuno con una conoscenza approfondita del lavoro e del persona. Il processo in tutta l’organizzazione deve: essere standardizzato; essere razzialmente, etnicamente e fisicamente imparziale; e includere una procedura di ricorso. L’intero processo, compresa la via d’appello, deve essere chiaramente indicato in una politica delle risorse umane pubblicata.
2
Crea un modulo standard con cui condurre la valutazione. Il modulo deve includere il nome del dipendente e la qualifica lavorativa, la data della valutazione, l’arco di tempo coperto dalla valutazione, i criteri di valutazione, comprese le competenze e le abilità specificate nella descrizione formale del lavoro e le responsabilità e gli obiettivi assegnati al dipendente dalla descrizione del lavoro e il piano strategico aziendale. Includere anche un sistema di valutazione in punti, ovvero assegnare punti a ciascuna categoria di prestazioni da scarsa a eccellente e un grafico vuoto su cui tracciare i punti. Lasciare uno spazio vuoto per commenti scritti, conclusioni finali e un piano d’azione per il miglioramento. Includere le righe della firma per il dipendente, il supervisore e il responsabile delle risorse umane. Specificare che al momento della firma il dipendente certifica che il modulo rappresenta i risultati effettivi e inalterati della valutazione, non che sia necessariamente d’accordo o che lo accetti.
3
Pianifica la prima valutazione al momento dell’assunzione per la fine del periodo di prova di sei mesi di un nuovo dipendente, un’altra per l’anniversario di un anno di assunzione del dipendente e successivamente conduci le valutazioni ogni anno alla data dell’anniversario o in prossimità di essa.
4
Comunicare con il dipendente due settimane prima della data del suo anniversario come promemoria e per programmare l’ora e la data effettive per incontrarsi e condurre la revisione. Offrire al dipendente la possibilità di ricevere una copia della descrizione del suo lavoro nel caso in cui la copia originale fornita al momento dell’assunzione sia stata smarrita e un pacchetto di valutazione in bianco a scopo di preavviso e preparazione. In alternativa, ricordare al dipendente dove si trovano i suddetti dati all’interno del manuale delle risorse umane o delle politiche aziendali pubblicate.
5
Chiedere al dipendente di registrare, prima della riunione di valutazione, le modifiche o gli aggiornamenti suggeriti alla descrizione del lavoro in base al suo contatto quotidiano con le richieste e i requisiti di prestazione del lavoro.
6
Chiedere al supervisore che conduce la valutazione di registrare i suoi aggiornamenti suggeriti alla descrizione del lavoro e agli obiettivi per prestazioni / produttività, quindi richiedere al supervisore di compilare il modulo di valutazione, assegnare punti di valutazione per le prestazioni in ciascuna categoria e tracciare quei punti sul grafico vuoto incluso nel pacchetto di valutazione. Assicurati che il supervisore includa le note scritte richieste sui risultati, i punti di forza e di debolezza del dipendente e le aree in cui è necessario un miglioramento, complete di un piano d’azione per i corsi di formazione approvati per facilitare tale miglioramento. Ricordare al supervisore di attenersi alle prestazioni e al comportamento che ha osservato personalmente nel dipendente.
7
Tenere la conferenza di valutazione, consentendo al dipendente di presentare le sue informazioni prima, seguito dalla valutazione registrata del supervisore dei criteri di valutazione. Discutere i disaccordi e discutere idee per corsi di formazione per facilitare i miglioramenti per dare al dipendente una visione positiva di come migliorerà la revisione del prossimo anno. Evita di attaccare il linguaggio e le generalizzazioni e termina positivamente in modo che il dipendente se ne vada sentendosi eccitato piuttosto che sconfitto.
8
Aggiungi le informazioni scritte del dipendente al pacchetto di valutazione, firma il modulo stesso e chiedi la firma del dipendente. Pianificare una revisione dei progressi relativi al piano d’azione per tre mesi in futuro.